Vous avez choisi de reprendre le contrôle de vos coûts en technologie. Votre entreprise a décidé qu’il est grand temps d’opter pour une culture de transparence pour l’environnement des télécoms et des technologies.
Vous avez même peut-être déjà choisi la solution qui correspond le mieux à vos besoins. Vous serez bientôt en mesure de centraliser et de visualiser votre utilisation de la technologie, vos coûts et votre inventaire.
La première étape à prendre est de se préparer pour le processus d’implantation. L’intégration d’une solution de gestion des dépenses en télécommunications (GDT) à votre entreprise peut prendre du temps, et des étapes sont à suivre pour un processus sans embûche. Avant de commencer, posez-vous quelques questions. Ces étapes vous aideront à mieux comprendre comment implanter un système de gestion des dépenses en télécommunications.
1. Voulez-vous une solution de services gérés ou d’autogestion?
Pour définir vos exigences et vos besoins, vous devrez tout d’abord décider si vous avez besoin d’une GDT autogérée ou d’une GDT services gérés. Pour décider entre les deux niveaux d’engagement, vous devrez savoir comment votre entreprise gère son environnement des télécoms et des technologies. La GDT autogérée exigera plus de travail que la GDT services gérés. Vous devrez aussi connaître en profondeur vos dépenses en télécoms et en technologies, et leur gestion optimale. Vous aurez besoin d’une bonne vue d’ensemble et de suffisamment de ressources pour soutenir le modèle interne. Si vous optez pour la GDT services gérés, vous aurez davantage de services et tout sera externalisé dans la GDT.
2. Par où commencer et que dois-je faire? (le processus étape par étape)
Plusieurs étapes sont à suivre afin de collaborer avec votre fournisseur de GDT. Si vous êtes un nouvel utilisateur, vous recevrez idéalement un modèle avec toute l’information dont votre fournisseur aura besoin pour mettre les choses en place pour vous. Vous aurez probablement à fournir beaucoup d’informations. On parle normalement, entre autres, d’une liste non confidentielle de données sur les employés et sur l’organisation, de l’information sur l’inventaire, d’ententes corporatives de vos fournisseurs, de fichiers de compte créditeur (AP) et plus encore.
D’abord, vous assisterez à une « rencontre de démarrage » pour voir pour la première fois à quoi ressemble la plateforme. Vous discuterez de vos attentes, de ce que vous comptez faire pour y arriver et plus encore. Le fournisseur vous fera part de ses attentes face à vous et vous demandera fort probablement une variété de documents et d’informations pour mettre la machine en branle pour vous. Voici quelques-unes des étapes majeures que vous suivrez après votre première rencontre :
- Informations sur les employés et sur l’organisation: Le fournisseur aura besoin de cette information pour configurer la plateforme pour vous. Toutes vos informations en RH peuvent être envoyées manuellement. Avec un fournisseur qui offre l’automatisation, comme Cimpl, vous pouvez configurer un flux où vous pourrez mettre à jour votre information sur les RH dans un dossier accessible au fournisseur. De cette façon, les données seront automatiquement mises à jour tout au long de votre contrat.
- Données d’inventaire : Un bon fournisseur de GDT gardera votre inventaire précis. Afin de configurer votre inventaire dans la plateforme, vous aurez besoin d’envoyer vos factures de même que des mises à jour régulières de vos fichiers d’inventaire si vous utilisez un autre système de gestion des biens. Le fournisseur aura besoin d’une liste de tous les biens, incluant entre autres les lignes et les appareils pour les charger dans la plateforme.
- Autres données: La plupart des autres données proviendront de vos factures. Les coûts, les centres des coûts, les numéros de compte, les services et autres seront chargés depuis les données des factures de votre fournisseur en télécommunications.
- Beaucoup de chargement : Une fois que votre fournisseur de GDT aura toutes les données nécessaires en main, toute l’information sera chargée dans la plateforme. Dès que tout sera prêt pour la plateforme, vous serez en mesure de débuter et de tester la plateforme.
- Analyse des écarts : Avec toute l’information en main, le fournisseur entamera ce qui a fait la distinction de la gestion des dépenses en télécommunications depuis le début : l’analyse des écarts. Les données de vos factures et des factures de votre fournisseur seront comparées avec celles de votre inventaire. Les services manquants ou les frais erronés seront détectés et traités.
- Approvisionnement : Idéalement, votre fournisseur de GDT vous autorisera à effectuer des commandes directement de la plateforme. Cela facilitera les choses tant pour les utilisateurs finaux que pour les gestionnaires. Vous pouvez paramétrer l’accès. Soit vous permettez aux utilisateurs finaux de commander par eux-mêmes avec différents niveaux d’approbation, soit vous n’autorisez que les gestionnaires, les gestionnaires MACD et les administrateurs à accéder aux commandes et à l’approvisionnement.
- Fichiers comptes créditeurs (AP): Le fichier comptes créditeurs est un document personnalisé qui contient toutes les données associées aux coûts, aux centres de coûts, aux codes GL et à tout ce qui se rapporte à vos besoins financiers. Ce document est conçu pour le département des finances afin de leur donner une visibilité sur la répartition des coûts.
3. Comment est-ce que le fournisseur m’aidera?
Normalement, vous serez formé par votre fournisseur avant de faire cavalier seul. On parle idéalement de plusieurs séances de formation dans la plateforme. Pour ce qui est de Cimpl, les sessions sont enregistrées pour visionnement différé. Ainsi, votre formation devrait bien vous outiller sur l’utilisation de la solution de GDT. Souvent, des ressources et du matériel de formation s’ajouteront au fur et à mesure que vous vous habituerez à la plateforme.
Après la période de formation, vous serez mis en relation avec l’équipe de soutien. Dès lors, une personne-ressource de l’équipe de soutien vous sera attribuée pour répondre à vos questions et préoccupations selon vos besoins. Une bonne solution de GDT se distinguera par l’efficacité de son centre de soutien. En tant que gestionnaire de TI, vous devez souvent composer avec des délais serrés et des projets d’envergure qui exigent de vous d’avoir l’heure juste sur vos dépenses en télécoms et en technologies. Même si l’utilisation d’une solution de GDT s’avère une aide précieuse pour mener la gestion à bien, il est toujours bon d’avoir une personne-ressource en tout temps pour répondre à vos questions et vous fournir de l’aide pour vos projets.
4. Combien de temps dure l’implantation?
Le temps d’implantation varie selon la complexité du projet, le niveau d’intégrations et le nombre de flux de travail requis. La disponibilité de l’information et les compétences de la personne responsable de l’intégration de votre côté rentrent aussi en ligne de compte.
5. Comment s’effectue l’intégration du personnel?
Pour ce qui est de l’intégration de l’entièreté de votre personnel, plus vous communiquerez d’avance avec votre personnel sur les changements à venir, meilleure sera la transition ou l’intégration des nouveaux processus. Tenez votre personnel au courant le plus possible. Des messages devraient être envoyés à tous ceux qui utiliseront la plateforme. Si vous projetez l’utilisation de la plateforme par toute votre entreprise – des utilisateurs finaux jusqu’aux gestionnaires – tout le monde devra connaître son fonctionnement. Demandez à votre fournisseur s’il met à votre disposition des modèles de document pour vos annonces afin d’économiser temps et énergie. Gardez en tête le type de ressources offertes par les fournisseurs de GDT. Un manque de matériel de formation allongera le processus. Les guides d’utilisateur et les vidéos de formation joueront pour beaucoup pour accélérer les choses.
Franchir toutes ces étapes peut sembler beaucoup, mais la bonne solution de gestion de dépenses en technologie fera toute la différence. Les besoins et exigences varient d’une entreprise à l’autre, tout comme leur environnement en télécoms et en technologies. Commencez par évaluer les besoins spécifiques de votre entreprise. Cimpl offre sa plateforme en gestion de dépenses en technologie, un meneur dans l’industrie. Elle a à cœur ses trois promesses de marque : réaliser des économies, gagner du temps et garder un inventaire précis. Cimpl met à votre disposition tout un éventail de soutien à la formation du début à la fin, y compris un guide d’utilisateur interactif en ligne et des webinaires de formation mensuels.
Si vous avez des questions ou des préoccupations relatives à la gestion des dépenses des TI, des télécoms et du nuage, n’hésitez pas à contacter Cimpl.