Résoudre les erreurs de facturation pour recouvrer des milliers de dollars est la 4e raison d’aller au-delà de la GDT et de gérer votre empreinte numérique d’entreprise.
Connaissez-vous Philip? Bien sûr que vous le connaissez. Philip (nom fictif) est un gestionnaire des TI de 38 ans dans une compagnie offrant des services financiers à ses clients. Cette organisation emploie environ 5 000 employés. Avec des représentants toujours sur la route, et ce, dans plusieurs pays, vous pouvez donc imaginer que Philip a beaucoup de biens technologiques sous sa tutelle. Cependant, comment est-il possible pour lui d’avoir un œil sur tous ses appareils, logiciels, licences et autres types d’atouts que l’entreprise possède? De plus, quand il sait qu’il y a 20 % d’erreurs sur ses factures de télécommunications (Gartner, 2016), il est convaincu que son entreprise paye beaucoup plus d’argent qu’elle ne le devrait en télécommunications et en technologie.
Comment ces erreurs de facturation peuvent-elles survenir?
Sans l’utilisation d’une plateforme de gestion des dépenses en technologie comme celle que Cimpl offre, Philip sait très bien que ces erreurs de facturations peuvent arriver de plusieurs manières. Des frais non autorisés facturés par votre fournisseur de services, des charges pour des services que vous n’avez pas acceptées ou encore reçues, des paiements mal appliqués sur certains forfaits, ou plusieurs autres raisons. Cela peut également arriver après la renégociation de contrats, alors que les factures mensuelles ne reflètent pas les changements apportés au contrat maître avant plusieurs mois.
À la fin du mois, Philip doit rencontrer son DSI afin de lui faire un rapport des dépenses en technologie. Bien malgré lui, il sait que ces dépenses sont importantes et probablement incorrectes. Pendant qu’il discute avec son supérieur, Philip réalise qu’il a besoin de faire un changement et qu’il doit opter pour un logiciel en gestion des dépenses en technologie afin de lui donner une visibilité sur les coûts et l’inventaire de tous ses biens.
Comment un logiciel en GDT peut-il aider la situation de Philip?
En faisant des recherches et en lisant plusieurs blogues sur le net, il se rend compte qu’une telle plateforme l’aiderait énormément dans son travail. Un logiciel-en-tant-que-service (SaaS en anglais) comme Cimpl lui permettrait d’augmenter sa visibilité à un niveau qu’il n’avait toujours pas connu jusqu’à maintenant. Toutes ses factures seront consolidées au même endroit, et il pourra intervenir directement au sein de la plateforme pour recouvrer des charges excessives ou erronées.
Lors des démonstrations du fournisseur en GDT, il voit que les différentes fonctionnalités possibles feront en sorte qu’il verra exactement chaque appareil avec son utilisation et son forfait. Par exemple, Philip a récemment changé les forfaits des téléphones intelligents de plusieurs employés, mais il suspecte d’encore recevoir les factures relatives au contrat précédent, qui est beaucoup plus cher. Philip a ainsi hâte de générer des rapports rapidement et facilement pour valider les factures reçues et les contrats négociés, le tout possible sur sa plateforme de GDT.
Résultats
La plateforme offre encore plus de rapports automatisés et des graphiques pour lui montrer l’utilisation, les montants économisés, et bien plus encore! Lorsque Philip suspectait qu’il allait recevoir les mauvaises factures, il avait finalement raison. Grâce aux différentes fonctions de la plateforme, il a pu s’en rendre compte facilement, et a contacté directement son fournisseur afin de faire les démarches nécessaires pour recevoir un crédit de facturation pour réparer les torts qu’il a subis au cours des derniers temps.
Avec les larges sommes économisées, Philip aura enfin de bonnes nouvelles à annoncer à son supérieur. Les erreurs de facturation sont facilement retrouvées et contribuent à créer une culture de transparence des coûts dans l’entreprise.
Philip se réjouit pleinement des résultats de l’achat de la plateforme de gestion des dépenses en technologie, tout comme son patron d’ailleurs. Les erreurs de facturation sont maintenant dénichées facilement, et il a un meilleur contrôle sur les biens et services technologiques de la compagnie. Il peut se concentrer sur d’autres tâches puisque la génération rapide et facile de rapports lui fait gagner du temps. Après avoir trop perdu à cause d’erreurs de facturation, Philip vous recommande de faire comme lui afin que vous puissiez vous aussi économiser de l’argent pour votre organisation.
Les erreurs de facturation sont beaucoup plus fréquentes que vous le pensez, et elles peuvent nuire votre entreprise. Soyez certain d’avoir les outils et ressources nécessaires afin de les trouver et d’avoir des crédits pour les montants que vous avez dépensés en surplus. Pour plus d’information sur les erreurs de facturation et comment elles peuvent être évitées, n’hésitez pas à nous contacter dès maintenant chez Cimpl!
Écrit par: Charles-Olivier Payette