Chaque mois, les entreprises reçoivent des factures pour chaque employé qui utilise un téléphone mobile de l’entreprise. La plupart des entreprises reconnaissent qu’il peut arriver que les factures mensuelles soient salées quand il s’agit des employés qui se déplacent. Il peut arriver que les employés perdent rapidement le contrôle des frais d’itinérance sans même savoir à quel point ils en sont en ce qui concerne l’utilisation des données. Les frais liés au téléphone mobile peuvent représenter des écueils pour les entreprises qui tentent de maîtriser les coûts.
C’est seulement cette année que l’Union européenne (UE) a franchi cet écueil et mis fin aux frais d’itinérance, et ce de façon définitive. Lorsque vous voyagez maintenant en Europe, les compagnies de télécommunication ne pourront plus ajouter de frais tant que vous êtes en itinérance depuis l’Europe. Les employés qui voyagent en Europe n’auront plus à se soucier de leur utilisation des données, et les employeurs n’auront plus de stress quant aux conséquences potentielles après que leurs employés soient revenus d’une conférence. La décision de l’UE a été une grande avancée pour les voyageurs en Europe qui par le passé gardaient leurs téléphones intelligents éteints tout le temps. Ils ont maintenant la possibilité d’utiliser leurs données librement comme s’ils étaient chez eux.
Malgré le fait que ce changement soit rassurant et qu’il pourrait servir d’exemple à l’échelle planétaire, les Américains ne sont pas près de voir leurs frais en itinérance disparaître de si tôt. Les entreprises peuvent maintenant envoyer leurs employés en Europe sans se soucier du volume de données qu’ils vont utiliser; mais qu’en est-il des autres régions du monde? Quand on considère les déplacements courants des représentants commerciaux d’un bout à l’autre du pays, on comprend bien que les frais d’itinérance demeurent un défi auquel il faut faire face.
Par ailleurs, la phobie des frais d’itinérance s’est répandue comme un feu de forêt, et a même poussé le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC) à revoir le code du service sans fil; ce code établi pour protéger les consommateurs contre les dépassements de forfaits et les frais incontrôlés. Le code révisé résout les questions relatives aux mauvaises surprises liées aux factures exorbitantes, aux frais de déblocage des téléphones, et même aux frais d’annulation. En somme, toutes les situations dans lesquelles le consommateur est susceptible de payer des frais exorbitants. Selon le code révisé, les frais supplémentaires liés à la consommation de données et à l’itinérance devraient être plafonnés afin d’éviter de mauvaises surprises aux consommateurs. Seuls les titulaires de compte peuvent, par défaut, consentir à des dépassements de forfait et à des frais d’itinérance de données au-delà des limites choisies. Si vous le souhaitez, des limites prédéfinies peuvent être fixées et seront respectées à moins que l’utilisateur ne demande une augmentation de ses données. Ces dispositions permettent aux entreprises de souffler un peu lorsqu’elles envoient des employés à l’étranger.
Malgré ces récents évènements visant la réduction de l’impact des frais d’itinérance sur les consommateurs et les entreprises, il convient tout de même d’adopter des mesures préventives. Pour lutter contre les frais d’itinérance surprise dans votre entreprise, nous vous donnons quelques astuces pour vous aider à les baisser.
Wi-Fi
Il est utile de rappeler de temps à autre aux employés qu’ils doivent profiter des réseaux sans fil accessibles quand ils en ont l’occasion. Que l’employé se rende dans un café pendant la pause et vérifie ses courriels ou utilise son téléphone pour une vidéoconférence; l’utilisation d’une connexion Wi-Fi peut faire une grande différence. C’est aussi simple que travailler depuis une chambre d’hôtel ou un café où le Wi-Fi est gratuit. Cela contribue largement à baisser les frais d’itinérance.
Activez l’alerte des données
Il faut s’assurer que les employés sont équipés d’alertes de données. Il arrive que les employés ne se rendent pas compte du volume de données qu’ils consomment lors des appels vidéo et de la consultation des courriels jusqu’à ce qu’il soit trop tard. L’activation des alertes de données permet aux employés de recevoir des alertes pour leur signifier qu’ils approchent de la limite d’utilisation et qu’ils vont bientôt occasionner des frais supplémentaires. C’est une façon aussi simple de rappeler aux employés qu’ils doivent utiliser les données de façon modérée.
Encouragez le minimalisme
Diverses activités nécessiteront l’utilisation de beaucoup plus de données. Les appels vidéo et les lectures en continu consomment les données beaucoup plus rapidement. Le fait d’encourager les employés à effectuer ces tâches uniquement en cas de nécessité absolue vous permettra de réaliser des économies. C’est si simple de décider de faire un appel vocal au lieu d’un appel vidéo, ou d’attendre de se connecter au Wi-Fi avant de lire des vidéos ou des sons en continu. Ces petits gestes insignifiants s’accumulent avec le temps; surtout quand il s’agit d’entreprises qui emploient des centaines voire des milliers de personnes qui utilisent des données de façon quotidienne.
Explorez les forfaits et les options
L’une des meilleures façons d’éviter les factures surprises consiste d’abord à les empêcher de survenir. En prenant le temps d’analyser de près les forfaits proposés, en fonction des besoins de l’entreprise et des employés, vous pourrez trouver ceux qui répondent à vos attentes. Si vos consommations sont toujours au-delà de la limite des données disponibles, il est peut-être temps de passer à un forfait qui offre plus de données. L’optimisation de vos services à travers le choix du forfait qui satisfait vos besoins d’entreprise vous sera d’une grande utilité à long terme; au lieu de payer des frais exorbitants pour avoir dépassé la limite de consommation, vous ne paierez qu’un petit montant supplémentaire chaque mois pour toutes les données dont vous avez besoin.
Libérez-vous du stress
Lorsque les factures des télécoms commencent à devenir un casse-tête pour vous, il est peut-être temps de penser à les confier à des professionnels qui sauront vous aider. La gestion de vos dépenses en télécoms peut être un grand défi, surtout quand il s’agit d’appareils mobiles. Vous envisagez peut-être de vous tourner vers une solution de gestion des dépenses technologiques comme Cimpl. Avec Cimpl, non seulement tous vos processus de gestion des dépenses seront externalisés et exécutés par une plate-forme accessible et flexible, mais vous pourrez également reprendre le contrôle de votre environnement des technologies et des télécoms.
Les professionnels de Cimpl se consacrent à la gestion de votre inventaire des TI et des télécoms, et à l’optimisation de vos coûts tout en vous permettant de gagner du temps. Après avoir rencontré votre fournisseur et négocié de nouveaux contrats et de nouveaux forfaits, Cimpl vous apportera de meilleurs résultats à long terme, en vous épargnant le stress des factures surprises et des dépassements de forfait. Les forfaits seront choisis en fonction de vos besoins spécifiques, pour s’assurer que vous ne dépensez pas plus qu’il se doit. En plus des mesures préventives, nous gérons les litiges relatifs aux écarts de facturationet recouvrons les crédits en conséquence.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la gestion des dépenses en TI, en télécoms et en infonuagique; et découvrir comment Cimpl peut vous aider à mettre en application les meilleures pratiques en ce qui concerne l’itinérance des téléphones mobiles; veuillez nous contacter dès aujourd’hui. Vous pouvez également jeter un coup d’œil sur notre dernier papier électronique, évolution du produit Cimpl : Un sommaire de l’année 2017. Vous serez informé sur toutes les modifications et les versions de produit implémentées par Cimpl au cours de l’année 2017 et sur la façon dont nous avons répondu aux besoins de nos clients.