Poser les bonnes questions dans vos appels d’offres de gestion des télécommunications pour obtenir les réponses dont vous avez besoin est la 81e raison d’aller au-delà de la GDT et de gérer votre empreinte numérique d’entreprise.
Est-ce que vous avez des frissons lorsque je parle du processus d’appel d’offres ? Quand il est temps pour vous et votre entreprise de renégocier vos services de gestion des télécommunications, sentez-vous votre niveau d’anxiété augmenté ? Si oui, je comprends parfaitement comment vous vous sentez. C’est un long et compliqué processus qui parfois, ne donne même pas de réponse claire au bout de la ligne.Choisir le bon logiciel de GDT passe bien souvent à travers ce processus. Il est donc primordial de bien savoir quoi mettre dans l’appel d’offres, afin de bien différencier les fournisseurs.
Par où devrais-je commencer le processus ?
Avant de considérer l’implantation d’un logiciel de GDT, il est logique de se lancer dans un processus d’appel d’offres afin de trouver le bon logiciel. La première étape est de bien s’entendre avec tous les intervenants sur les objectifs que vous voulez que la plateforme et les services gérés vous aident à accomplir. Il est important de bien mentionner quelles fonctionnalités ou quels services vous voulez absolument avoir, et quels sont ceux qui peuvent être négligés.
Ensuite, le processus d’appel d’offres vous permettra de comparer de la même façon chaque fournisseur du domaine de la GDT, avec les mêmes questions. Comparer des pommes avec pommes, n’est-ce pas ? Il est important de mettre un score d’importance pour chaque question, pour être en mesure d’établir un fournisseur qui ressort du lot à la fin du processus. Cependant, sur quoi ces questions devraient-elles porter dans le cadre d’un appel d’offres en GDT ? Allons voir.
Qu’est-ce un bon contenu de demande de propositions ?
Un contenant sans contenu n’a pas beaucoup de valeur, tout le monde s’entend là-dessus. C’est pourquoi il est important de mettre les bonnes questions dans un appel d’offres, pour que vous puissiez recevoir les réponses dont vous avez besoin. La demande de proposition est le document contenant ces questions. Voici les sections à y intégrer, et quelques ressources pour vous permettre de faciliter la rédaction de votre document :
- Aperçu des besoins de votre entreprise: Le fournisseur potentiel doit savoir ce dont vous avez besoin afin qu’il soit en mesure (ou non) de répondre adéquatement à vos questions ;
- Processus de réponse : Dans cette section, vous décrirez les exigences du processus aux différents fournisseurs à qui vous envoyez l’appel d’offres. Vous mentionnez à qui envoyer la proposition une fois complétée, quel est le délai de réponse, quelles seront les étapes subséquentes, etc. ;
- Les prérequis techniques: Il s’agit ici de demander aux fournisseurs ce que leurs produits ou services peuvent amener à votre entreprise d’un point de vue technique ;
- Étendue du contrat: Cette section servira aux fournisseurs. Il y sera inscrit quels genres de services vous voulez, la quantité, le nombre d’utilisateurs qui aura accès à la plateforme, etc. ;
- Les prérequis pour le service/soutien: Ce sont des questions par rapport à la façon dont ils vous soutiennent pendant l’implantation et par la suite lorsque vous utiliserez la plateforme ;
- Détails de l’implantation: Cette section suit un peu le concept de la précédente, excepté le fait que les questions porteront seulement sur l’implantation. Donc, qui s’en occupera, combien de temps cela prendra-t-il, quelles données seront nécessaires, etc. ;
- Les prérequis financiers et pour le contrat: Ce sont toutes des questions concernant le prix qu’ils vont vous offrir en fonction du budget, ou bien le genre de contrat vous pouvez prévoir de recevoir si vous les choisissez comme partenaire.
Pour vous faciliter la tâche, voici des ressources et des gabarits que vous pouvez utiliser pour former votre document de demande de propositions, offertes par des associations renommées dans l’industrie :
« Toolkit: Telecom Expense Management RFP Template » de Gartner
« RFP For Business Process Outsourcing of TEM, WEM, and ITEM » de ETMA
« Free RFP Checklist » de AOTMP
Cependant, malgré toutes ces ressources, il se peut que les réponses des fournisseurs soient toutes semblables. Peut-être sera-t-il nécessaire d’ajouter ou modifier certaines questions qui permettraient de mieux différencier les fournisseurs et leurs offres. C’est à ce moment que Cimpl va faire une différence.
Les questions que vous avez oublié de poser
Nous avons participé à de nombreux processus d’appel d’offres, et les clients nous disent souvent que les propositions des fournisseurs finissent toutes par se ressembler, ce qui complique encore plus le choix final.
Ces questions vont de la stabilité financière du fournisseur à la formation de ses employés, en passant par les mises à jour et les processus d’escalade. Avec ces questions, vous aurez les réponses dont vous avez besoin pour prendre une décision claire et choisir le meilleur partenaire d’affaires pour gérer vos dépenses en technologie.
Résultats
Après avoir bien exécuté votre appel d’offres, vous serez en mesure de choisir le logiciel idéal de GDT pour votre compagnie. De cette façon, vous réussirez à créer de la visibilité au niveau de toutes vous dépenses en technologie. Ne vous y trompez pas, l’achat d’un tel logiciel n’est pas ce qui vous coutera le plus cher, mais bien de ne rien faire et de continuer comme vous le faites actuellement.
Cet article de blogue est le deuxième d’une série de trois articles portant sur les processus d’appel d’offres. La première partie vous apprendrera le processus complet d’appel d’offres, tandis que la troisième partie se concentre sur comment une plateforme en GDT peut vous aider lors d’un appel d’offres.
Pour plus d’information sur les appels d’offres et les demandes de proposition, contactez-nous afin de parler avec nos experts.