Cet article vous donnera tous les outils dont vous avez besoin pour déterminer si le modèle PAP – prenez votre appareil personnel (en anglais BYOD – Bring Your Own Device) est le bon programme pour votre organisation. En posant les questions présentées dans cet article ou en vous préparant à y répondre, vous gagnerez la confiance de la direction de votre entreprise.
Choisir des politiques et des processus de PAP
Il n’existe pas de politique universelle qui peut répondre aux besoins de chaque entreprise. Les organisations sont toutes différentes les unes des autres en termes d’emplacement, de culture d’employés, de contraintes financières, de partenariats, etc. Les organisations doivent porter une attention particulière aux limites culturelles, aux questions juridiques et aux restrictions de travail qui s’appliquent à leurs entreprises, car ces facteurs jouent un rôle important dans l’élaboration d’une stratégie de PAP. Pour qu’un programme de PAP soit efficace, certaines exigences précises doivent être atteintes.
- Quel est l’objectif de votre programme de PAP? (réaliser des économies, répondre à la demande des employés pour une politique de PAP…)
- Comment ferez-vous la promotion de votre programme de PAP auprès de vos employés et à quoi correspond le degré d’intérêt de ces derniers à participer à un programme de PAP?
- Quel est le critère d’inclusion? Un contrôle adéquat est-il mis en place pour chaque groupe?
- Offrirez-vous une indemnité aux employés avec lesquels vous devez communiquer après les heures de bureau?
- Quel type de preuve les employés devront-ils présenter pour démontrer que le montant qu’ils souhaitent se faire rembourser est le montant réel qui leur est dû?
- Pouvez-vous effacer de l’information d’un appareil?
Établir les subventions PAP par région
Il est important que vous décidiez si vous souhaitez ou non indemniser les employés qui utilisent leur appareil mobile personnel dans le cadre de leur travail. Certaines conditions peuvent aider à élaborer des politiques et des processus. Avant d’établir les subventions et les indemnités pour votre programme de PAP, vérifiez d’abord vos exigences contractuelles, la culture de vos employés et vos principaux objectifs.Les SRA (en anglais pour Stipend, Reimbursement, Allowances – allocation, remboursement et indemnité) sont utilisés pour encourager les gens à participer au modèle PAP. Ce type de subventions (SRA) devrait être utilisé comme un moyen de répartir les coûts entre les employés et l’organisation. Les montants de SRA devraient également être répartis selon un système de niveaux. Les organisations doivent également se préparer à se conformer aux régulations fiscales particulières à ce type de circonstances. Pour compenser ces taxes, les employés doivent mettre énormément d’efforts pour démontrer que l’utilisation de leur appareil était professionnelle et non personnelle. Cela veut dire qu’énormément de temps est employé à remplir des comptes de frais.
- Connaissez-vous les règles de droit du travail qui s’appliquent à vos employés et à votre organisation, selon votre région? Quelles sont ses règles de droit et comment influencent-elles vos employés ou votre organisation?
- Selon les exigences contractuelles des syndicats et des comités d’entreprise, êtes-vous tenus d’offrir des subventions? Si oui, quel montant?
- Connaissez-vous les questions fiscales liées aux SRA?
- Quelles sont les conséquences fiscales de l’implémentation d’un programme de PAP pour vos employés et pour votre entreprise?
- Quel département sera responsable de l’administration et de l’approbation des paiements SRA liés au programme de PAP?
Déterminer les employés admissibles aux indemnités du programme de PAP
La prochaine série de questions est destinée à déterminer les règles et les régulations encadrant les personnes admissibles aux SRA du programme de PAP. Comment distribuer les SRA au sein de votre organisation? Les SRA doivent être distribués selon les besoins et les coûts de gestion des différents secteurs d’activité de l’entreprise afin de pouvoir mettre en place un contrôle approprié.
- Quel type de remboursement PAP est pris en considération? (aucun remboursement, allocation, compte de frais, division des factures)
- Avez-vous des moyens mis en place pour confirmer l’admissibilité de vos employés aux SRA?
- Quelles sont les fonctions professionnelles de vos employées? Ces fonctions justifient-elles l’accès à des SRA liés au programme de PAP?
- Comment établirez-vous les différents niveaux d’admissibilité et quels employés iront dans chaque groupe?
- Quel pourcentage du coût total sera subventionné?
Externaliser la gestion du programme de PAP
Si vous ne détenez pas l’expérience nécessaire pour implémenter un programme de PAP, n’hésitez pas à externaliser certaines tâches pour que votre déploiement s’effectue avec succès. Des experts peuvent vous aider à prendre les meilleures décisions pour votre organisation.
- Votre organisation possède-t-elle les infrastructures nécessaires pour supporter le modèle PAP?
- Détenez-vous les outils et les applications nécessaires pour que les utilisateurs de PAP puissent profiter de la même expérience que les utilisateurs des programmes de SAP – Sélectionnez votre propre appareil (en anglais CYOD – Choose Your Own Device) et de VAP – Voici votre appareil personnel (en anglais COPE –Corporate Own, Personnaly Enabled).
- Allez-vous utiliser un agent de gestion des postes mobiles (en anglais MDM – Mobile Device Management)? Votre agent de gestion des appareils mobiles actuel peut-il supporter vos besoins?
- Quelles sont les solutions offertes par des parties tierces qui peuvent aider les organisations à gérer leur programme de PAP? Combien coûterait l’embauche d’une partie tierce pour aider dans la gestion des programmes de PAP et de SRA?
- Votre réseau sera-t-il prêt à supporter plus d’appareils au fur et à mesure que les employés apporteront leurs appareils qui viendront s’ajouter aux appareils détenus par l’entreprise?
Établir les responsabilités de l’entreprise et celles des employés
Le soutien de premier niveau sera maintenant la responsabilité de l’utilisateur plutôt que de l’organisation. Lorsque votre organisation déploiera son programme de PAP, vous devrez être prêt à supporter une plus grande variété d’appareils. Ainsi, vous devrez préciser quels types d’appareils vous pouvez supporter et quelle stratégie mobile vous allez utiliser.
- Quel est le processus de remboursement des employés? Comment l’approbation s’effectuera-t-elle?
- Quels appareils peuvent être supportés? Quels appareils ne peuvent pas être supportés?
- De quoi les employés sont-ils responsables?
- Quelle est la procédure lorsque les employés sont propriétaires de leur ligne téléphonique?
Avant de choisir un programme de PAP, assurez-vous d’avoir un plan
Il est très important de poser des questions avant de se lancer dans un projet. Poser des questions vous aidera à prendre des décisions en connaissance de cause. Vous pourrez ainsi prendre les meilleures décisions possibles pour votre organisation. Pour en apprendre davantage sur la façon de concevoir une politique de PAP solide et les coûts cachés qui peuvent y être associés, jetez un œil à notre guide pratique du BYOD.