En ce qui concerne l’achat de nouvelles technologies et l’investissement dans de nouveaux systèmes, le directeur financier et le responsable des technologies de l’information sont les deux principales personnes à jouer un rôle clé dans le processus décisionnel.
Les priorités en matière de TI ont été de divers ordres au cours de ces dix dernières années; et le choix d’investissement nécessite un effort d’équipe. Le directeur financier et le responsable des technologies de l’information veulent travailler ensemble, et leur objectif final est de mener et de participer à la croissance de l’entreprise. Cependant, ils jouent des rôles complètement différents au sein de l’organisation. Les directeurs financiers veulent prendre des décisions d’investissement en ayant à l’esprit le coût et la rentabilité. Le responsable des technologies de l’information veut investir dans des logiciels et des technologies qui offrent le plus grand potentiel de transformation de l’entreprise. Afin de prendre des décisions efficaces, le processus décisionnel doit être axé sur l’entreprise et, plus important encore, il doit principalement tenir compte du point de vue de ces deux cadres supérieurs dans le but de maximiser les avantages.
Auparavant, toute prise de décision concernant les TI était guidée par l’idée d’investir dans une technologie à moindre coût qui apporterait des résultats rapides. Quand il signe les lignes en pointillés, le responsable de la gestion des TI aspire évidemment à des solutions moins coûteuses qui apporteraient rapidement, à l’entreprise, quelque chose de différent et de mieux, comparativement aux systèmes précédents. Cependant, cette mentalité qui consiste à s’attendre à une satisfaction instantanée a beaucoup changé, notamment avec la variété de plateformes et de logiciels hautement paramétrables qui font presque tout ce qui touche à la technologie dans votre entreprise. Les priorités ont fortement évolué pour prendre entièrement en charge votre entreprise, avec des offres plus flexibles de services et de solutions. Les gestionnaires de TI accordent la priorité à la valeur sur long terme, la fiabilité, et sont prêts à faire des investissements supplémentaires dans quelque chose qui donnera de meilleurs résultats avec le temps.
Le principal défi auquel un nombre croissant d’entreprises sont confrontées est de savoir s’orienter dans cette pléthore de solutions technologiques. Ce défi continuera d’ailleurs à se poser. Il y a tellement de solutions proposées que le choix de la bonne s’avère difficile. On trouve des logiciels de gestion infonuagique, de gestion financière des TI, des logiciels en tant que service, pour ne citer que ceux-là. Plusieurs variantes de ces logiciels sont également disponibles. Elles proposent des services qui se recoupent tout en présentant des différences les uns des autres. À titre d’exemple, la gestion des dépenses en Télécommunication (GDT) était au départ axée simplement sur la recherche des écarts de facturation, et la conciliation entre les factures et les contrats. Certaines plateformes de GDT vont jusqu’à offrir des services tels que la gestion de l’inventaire de l’IdO, des coûts des TI, des CCU (Communications et Collaboration Unifiées) et de l’infonuagique. Les fournisseurs innovent plus que jamais en offrant de nouveaux services; il devient alors beaucoup plus difficile de trouver celui qui convient le mieux à votre entreprise.
Plusieurs nouveaux critères entrent en ligne de compte quand il s’agit d’évaluer les systèmes lors de la prise de décision. Les entreprises ne sont plus à la recherche des solutions les plus rapides et les plus faciles, mais elles sont à la recherche de la solution la plus utile qui existe. Pour que les entreprises prennent la meilleure décision possible, il est important de tenir compte des points de vue des responsables des technologies de l’information et des directeurs financiers afin de contenter tout le monde dans le processus. Bien que l’on pourrait penser que le responsable des technologies de l’information et le directeur financier sont diamétralement opposés, ils sont plus que capables de concilier leurs objectifs dans la recherche des meilleurs investissements technologiques. Les deux dirigeants expriment le besoin d’améliorer le flux actuel de choses et d’accroître l’efficacité des entreprises. Les deux parties doivent passer par un processus d’analyse des données et d’exploration des résultats potentiels avant de prendre des décisions finales.
La prise d’une décision efficace basée sur les valeurs proposées par le responsable des technologies de l’information et le directeur financier passe par des étapes importantes qui comprennent :
- L’analyse dans l’ensemble : Prendre le temps de rassembler toutes les données dont vous avez besoin et bien plus, mais pas avant d’avoir évalué les coûts par rapport à l’utilité de la TI. À travers l’association et la conciliation des besoins exprimés par les deux parties, vous pourrez trouver une liste des principaux avantages que votre entreprise recherche en investissant dans la technologie. Il est important que les deux parties s’écoutent mutuellement afin d’obtenir le meilleur résultat pour l’entreprise.
- La planification : Préparer votre budget en TI et votre décision d’investissement à l’avance. En prenant le temps de planifier et d’évaluer les coûts et les avantages de diverses solutions avant la prise de décision, vous serez à mesure de choisir la technologie qui en vaudra la peine.
- La compréhension des délais : L’évaluation des systèmes technologiques volumineux et des logiciels ne se fait pas du jour au lendemain. L’on a besoin d’un certain temps pour juger de l’efficacité des investissements, particulièrement dans cette pléthore de plateformes qui proposent « Tout en tant que service ». Certaines solutions offriront des évaluations, des listes de contrôle, ou même des démos pour vous aider à sélectionner ce qui vous convient le mieux. Le responsable des technologies de l’information et le directeur financier doivent coordonner leurs actions afin de prendre ces décisions et de définir votre calendrier.
- La facilitation de la transition numérique : Au moment de choisir les technologies dans lesquelles votre entreprise doit investir, ne perdez pas de vue que la phase d’implémentation et le rendement de l’investissement à long terme. Prenez en considération les économies de coûts, les gains de temps, l’efficacité du processus, etc. Le temps passé pendant l’implémentation doit être évalué par rapport aux avantages que vous obtiendrez. Un rendement de l’investissement à long terme peut parfois valoir la peine de suivre un long processus d’implémentation, mais cette décision doit être considérée à la fois d’un point de vue financier et d’un point de vue des TI. Afin que les autres services de l’entreprise comprennent les décisions des services des TI, les retombées attendues des nouveaux outils et les investissements requis doivent être clairement exposés.
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