En tant que gestionnaire travaillant dans une organisation, vous vous demandez peut-être, comment puis-je gérer toutes mes dépenses? Et surtout, comment puis-je effectuer un suivi de tous les dollars que je dépense? Il existe beaucoup de réponses à ces questions, mais aujourd’hui, la gestion des fournisseurs et l’outil Prêt pour le paiement seront les solutions à vos problèmes. De plus, ils sont la 97e raison d’aller au-delà de la gestion des dépenses en télécommunications! 

Qu’est-ce que l’outil Prêt pour le paiement? 

Prêt pour le paiement est l’une des nouvelles sections de la plateforme Cimpl que vous pouvez trouver dans le centre de facturation. Dans cette section, les fournisseurs y sont inscrits pour que vous puissiez effectuer un suivi de leurs factures et cette fonctionnalité vous permet de suivre vos comptes de facturation ainsi que les montants des factures associées. Il y a trois actions principales que vous pouvez effectuer sur vos paiements grâce à cette fonctionnalité  : payer le montant complet, payer un montant partiel ou suspendre le paiement. De plus, voici d’autres choses que vous pouvez faire dans cette section  : 

• Accéder aux détails de compte dans une grille; 
• Affiner vos recherches dans vos enregistrements de paiement; 
• Confirmer un enregistrement de paiement; 
• Définir le statut de paiement à Retenir; 
• Consulter l’historique d’un paiement dans l’onglet Activité; et 
• Exporter les données de n’importe quelle grille. 

 Sympa, non? Travailler avec une fonctionnalité comme celle-ci pourrait rendre la gestion de tous vos coûts liés aux fournisseurs beaucoup plus facile. Et grâce à cela, la gestion de votre entreprise deviendrait un jeu d’enfant. 

Qu’est-ce que la gestion des fournisseurs? 

Normalement, les entreprises, surtout les grosses, doivent travailler avec différents fournisseurs. Tous ces fournisseurs pourraient avoir différents contrats, clauses contractuelles, dates de facturation, points de contact et taux salariaux. Donc comment une entreprise peut-elle gérer autant de facteurs? Elle peut simplement travailler avec un gestionnaire de fournisseurs. Gartner définit la gestion des fournisseurs dans son glossaire en TI comme « la discipline qui permet aux organisations de contrôler les coûts, offrir un excellent service et réduire les risques pour ainsi accroître la valeur de leurs fournisseurs, et ce, tout au long du cycle de vie de l’opération ». Avec la mise en place d’un processus de gestion des fournisseurs efficace, vous pourriez accomplir plein de choses, telles qu’établir des objectifs en lien avec le service, la qualité, les coûts et la satisfaction. Vous pourriez également choisir et ensuite gérer des fournisseurs de tierce partie qui vous aideront à atteindre ces objectifs d’affaires. 

Comme bien des choses dans la vie, malheureusement, il existe quelques enjeux associés à la gestion des fournisseurs. Si le processus n’est pas mis en marche convenablement, voici quelques risques auxquels vous pourriez faire face, selon Zycus, un fournisseur mondial de solutions performantes d’approvisionnement source à paiement  : 

• Risques liés à la conformité des fournisseurs – si vous ne choisissez pas les bons fournisseurs, il se peut qu’ils ne soient pas conformes à vos normes organisationnelles. 
• Risques liés à la réputation des fournisseurs – certains fournisseurs pourraient faire du mauvais travail et perturber vos échéances. 
• Manque de visibilité – un grand nombre de fournisseurs complique le processus de tri. 
• Stockage des données des fournisseurs – sans système de gestion des fournisseurs, vous pourriez avoir de la difficulté à gérer plusieurs fournisseurs pour plusieurs projets en même temps. 
• Risques liés aux paiements des fournisseurs – différentes modalités de paiement signifieraient la possibilité de problèmes associés aux paiements à temps. 

Je viens de vous montrer les bons côtés et les moins bons côtés de la gestion des fournisseurs et vous pourriez vous demander quoi faire avec cette information. Eh bien, laissez-moi vous montrer. 

Comment l’outil Prêt pour le paiement et la gestion des fournisseurs fonctionnent-ils ensemble? 

Maintenant que vous connaissez les tâches spécifiques que vous pouvez accomplir avec l’outil Prêt pour le paiement, que pouvez-vous gagner de plus en utilisant quelque chose comme ça? Vous pourriez faciliter la gestion des fournisseurs. En effet, en tant que client, vous pouvez choisir les meilleurs fournisseurs pour votre entreprise et les ajouter à la section. Avec un outil comme la section Prêt pour le paiement, toutes vos factures sont affichées dans une grille, ce qui vous permet d’avoir beaucoup plus de visibilité sur vos dépenses. Vous pouvez également affiner vos recherches dans vos paiements en fonction des fournisseurs, de la période de facturation et des détails de paiement, ce qui veut dire que vous saurez combien d’argent vous devez, à qui vous le devez et quand vous le devez.

 Voulez-vous en apprendre davantage sur l’outil Prêt pour le paiement? Contactez-nous. Oh, et en passant, le manque de visibilité et les paiements potentiellement en retard ne sont pas les seuls défis à relever lorsque vous êtes propriétaire d’une grosse entreprise. Vous pourriez faire face au Shadow IT, c’est-à-dire les systèmes d’information réalisés et mis en œuvre au sein d’organisations sans l’approbation explicite de l’organisation. Lisez notre blogue sur le Shadow IT pour apprendre comment en tirer profit.