Automatisation des biens et des coûts de TI

L’analyse opérationnelle est la catégorie globale d’investissement de TI qui connaît la plus forte croissance, selon Forrester Research. Tel que rédigé dans la première version de ce blogue parut en 2012, cette année-là, une étude de Nucleus Research a démontré, qu’en 2012, chaque dollar investi par une entreprise dans l’analyse opérationnelle remporte 10,66 $ à l’entreprise. Cela correspond à un RCI de 1066 %. En 2014, on a remarqué une augmentation de 10,66 $ à 13,01 $. C’est une hausse de 122 % en 2 ans. Cela démontre que la tendance des analyses opérationnelles s’amplifie. Pas mal.

Un système de gestion des dépenses en télécommunications et en TI permet des analyses approfondies et une puissante automatisation des tâches.

En optant pour l’analyse des données, les entreprises améliorent leur visibilité sur la performance globale de leur organisation. Transformer manuellement les observations obtenues en actions peut être une tâche ardue de gestion.

L’automatisation en gestion des dépenses connecte ensemble données, observations et actions, propulsant la productivité en flèche. Nous avons automatisé la gestion des biens sans fil, filaires, de M2M, de UC et d’infonuagique de nos clients. Notre expérience nous a permis d’établir 5 champs d’application de l’automatisation.

Ces 5 champs sont :

1. Administration
2. Production de rapports
3. Application des politiques
4. Gestion de l’inventaire
5. Audit

1. Administration :

Avec l’automatisation MACD, de larges volumes de transactions peuvent être effectués sans utiliser un nombre significatif de ressources d’entreprise.

Le MACD (en anglais Move, Add, Change, or Disconnect) est une commande permettant de déplacer, d’ajouter, de modifier ou de déconnecter un service.

Avec le MACD, le système détecte lorsqu’un employé, un service ou un appareil est déplacé au sein de l’organisation. C’est l’une des fonctions les plus puissantes d’un système de gestion de télécommunications et de TI.

Le système enregistre un MACD lorsqu’un employé est embauché, lorsqu’il est muté, lorsqu’il est promu ou rétrogradé et lorsqu’il est renvoyé ou qu’il prend sa retraite. Le système peut aussi repérer un appareil qui est commandé, qui est remplacé ou qui est muté d’un utilisateur à un autre. Il effectue le suivi sur les appareils en fonction et sur ceux qui sont déconnectés. Lorsqu’une action MACD débute, elle est exécutée selon un ensemble de règles d’entreprise.

Par exemple : Un employé est engagé et alors que ses données sont saisies dans le système de RH, un bon de travail est automatiquement généré pour commander un iPhone au fournisseur. Puis, selon les données et les exigences requises habituellement associées au rôle du nouvel employé, le forfait et le type d’appareil sont automatiquement sélectionnés. Le fournisseur remplit le bon de commande et envoie une facture. La dépense est enregistrée dans l’historique et l’inventaire est mis à jour en conséquence.

À partir de cette étape, le système effectue le suivi du nouvel employé, mais également de ses nouveaux appareils et services au sein de l’organisation. Assez chouette, n’est-ce pas?

2. Production de rapports

La transparence des coûts en TI permet une réduction significative des dépenses d’une organisation. Lorsque vous montrez à vos employés la valeur de leurs dépenses mensuelles, une chose bien surprenante se produit… les coûts diminuent!

L’automatisation de la validation des coûts peut changer la perception de vos employés sur leurs dépenses et leur utilisation.

Lorsque les décideurs ont la possibilité d’analyser la consommation de leur entreprise à travers différents rapports et graphiques, ils peuvent établir les tendances de leur organisation. À travers l’automatisation, ils peuvent poser les bonnes questions concernant leurs processus et déterminer pourquoi certains employés se trouvent sous ou au-dessus de la tendance de l’entreprise. Ils peuvent ainsi s’attaquer plus efficacement aux problèmes les plus urgents de leur entreprise. (Pour obtenir plus de renseignements sur les différentes fonctions de production de rapports qu’offre Cimpl, veuillez suivre ce lien.)

3. Application des politiques

La prochaine étape de l’automatisation de la validation des coûts à l’application des politiques. On peut aussi appeler cette étape la conformité. Lorsque des règles d’entreprises sont implantées dans un système, des notifications sont automatiquement générées. Cela vous permet de surveiller vos employés les plus dépensiers afin de déterminer s’ils utilisent leurs services dans le cadre de leur travail ou pour leurs activités personnelles. L’application des politiques vous permet de faire le suivi de l’utilisation et de gérer avec aise l’empreinte numérique des employés.

4.Gestion de l’inventaire

Le maintien d’un inventaire exact de vos biens de TI et de télécoms est essentiel à l’optimisation de vos économies. Un inventaire inexact peut se traduire par des dépenses liées à des biens et services inutilisés. Le suivi manuel des appareils et des services filaires à travers les différentes étapes du cycle de vie d’un employé (arrivée/départ, mutations, etc.) laisse place à l’inexactitude. Les entreprises risquent, dans certains cas, de payer pour des services ou des biens qui ne sont assignés à aucun employé. Ce sont alors des dépenses inutiles et de l’argent gaspillé. Cette inexactitude peut ainsi coûter très cher à une entreprise lorsque ce genre de situations se produit pour de nombreux employés, sur une longue période. L’automatisation de la gestion d’inventaire est l’une des solutions à ce problème.

En outre, une connaissance détaillée de leur inventaire permet aux entreprises de documenter facilement l’amortissement de leurs biens. Les organisations peuvent alors utiliser cette documentation pour des besoins fiscaux, ce qui leur permet, ultimement, de travailler de façon efficace et de réaliser des économies. (Suivez ce lien pour obtenir des renseignements supplémentaires concernant la gestion de l’inventaire.)

5. Audit

L’audit de l’inventaire en TI et en télécommunications peut être frustrant et coûteux s’il est fait manuellement. Autrefois, les audits de télécoms ne pouvaient être effectués que sporadiquement.

Avec le bon logiciel, vous pouvez faire des vérifications de vos TI et de vos télécoms sur une base régulière. Vous pouvez ainsi vous assurer que vous connaissez le nombre exact de vos services et de vos appareils, et, plus important encore, que vous payiez seulement pour les services que vous utilisez. Les audits électroniques repèrent les écarts de facturation et vous permettent de faire le suivi de leur résolution — sans dépenser votre argent.

Un relevé justificatif de TI peut également vous aider à maintenir l’exactitude de vos données. Le relevé justificatif présente les liens entre les biens (ou les services) de TI et les éléments suivants : coût, prix, budget pour l’utilisation, qualité et analyses comparatives dans l’industrie. L’objectif du relevé justificatif de TI est de démontrer l’impact du bien (ou du service) de TI sur les affaires aux personnes qui ne verraient pas sa valeur autrement.

Téléchargez nos études de cas et voyez comment une banque internationale a réussi à automatiser 50 % de ses MACD.