Tard le soir, vous entrez dans votre bureau. Vous êtes tout mouillé. Vous vous précipitez vers l’ascenseur. Les grincements de vos bottes se font entendre dans le couloir. Les portes de l’ascenseur s’ouvrent...ding…vous n’entendez que le son de votre respiration. Un homme dégage ses mains des amples manches de son manteau foncé, tout juste avant que les portes se referment. Vous apercevez de temps en temps le visage de l’inconnu à travers les miroirs de l’ascenseur montant. Un masque chirurgical de couleur foncé arborant un motif de rose noire lui couvre la bouche. Un regard perçant et mystérieux se pose sur vous. Quelques secondes plus tard, la lumière d’une couleur jaunâtre éclairant l’ascenseur commence à vaciller, alors qu’il ralentit. Vous sentez votre cœur se serrer. Vous réalisez où vous êtes et…mais je suis en train de lire quoi moi? Pour l’amour de la citrouille, c’est Halloween! 

Le moment de l’année où la plupart d’entre nous se regroupent pour raconter des histoires de peur qui nous donne envie de faire dodo avec nos parents (ou du moins lorsque nous étions plus jeunes) est enfin arrivé. Le monde des TI est également rempli de ces monstres sombres et effrayants, et l’un d’eux s’appelle le Shadow IT. Selon une entreprise dominante de conseil et de recherche, le Shadow IT fait référence aux appareils, aux logiciels et aux services de TI qui se trouvent à l’extérieur de la propriété ou du contrôle d’une organisation informatique. Le Shadow IT est l’une des choses qui font peur aux DSI et à la direction informatique et ce n’est pas seulement lors de la saison de l’Halloween. Dans ce blogue, je vous montrerai comment vous et votre entreprise pouvez tirer profit du Shadow IT pour apprendre, collaborer et innover. Exploiter le concept du Shadow IT est la 96e raison d’aller au-delà de la gestion des dépenses en télécommunications et de gérer l’empreinte numérique de votre entreprise. 

Selon le plus grand sondage sur le leadership en TI mené par KPMG advisory en 2019, 63 % des organisations permettent les dépenses d’informatique d’entreprise. Donc, cela signifie qu’il existe au moins un tiers des organisations qui possèdent des employés qui utilisent et contrôlent leurs propres ressources de TI, telles que les applications de productivité, et ce, sans l’approbation de leur chef de département de TI respectif.

Si le concept du Shadow IT est en encore vague, laissez-moi vous présenter El, Mike et Dustin. Considérez-les comme vos employés, ou peut-être même vos collègues. El est une de vos collègues qui travaille rapidement. Chaque fois qu’elle veut utiliser une application pour un projet de travail, elle obtient les services elle-même. Elle n’attend pas d’avoir une approbation, ou ne demande pas la permission au département de TI, car elle sait que le traitement de sa requête prendra du temps. L’acquisition de ressources derrière le dos du département est un exemple de la forme la plus simple du Shadow IT.

L’autre exemple est Mike, le protagoniste. Dans ce cas-ci, Mike est plus qu’un employé, il est un des chefs de département de votre entreprise. Puisqu’il possède l’autorité pour prendre des décisions pour son équipe, Mike se met à l’œuvre et obtient l’approbation implicite ou explicite des directeurs généraux pour contourner les DSI pour ainsi financer les services dont son équipe a besoin pour commencer le projet. Comme le département de TI n’a aucune visibilité sur ces actions, Mike et le directeur général sont tous deux coupables de Shadow IT.

Le dernier exemple est Dustin, le jeune collègue adepte des technologies qui vient tout juste d’être embauché. Avec toutes les connaissances pratiques et techniques que Dustin a acquises lors de son parcours scolaire fraîchement terminé, il télécharge une application qui ne coûte trois fois rien et qui lui permet de gérer ses fichiers professionnels pour tous les appareils qu’il utilise lors de ses tâches quotidiennes. C’est une idée plutôt géniale, non? Le problème est que puisque le département de TI n’est pas au courant de cet achat et que le faible coût ne semble pas causer de gros problèmes, les fichiers de l’entreprise téléversés sur les applications de tierce partie créent des préoccupations en matière de protection de la vie privée et de sécurité. Les fichiers deviennent vulnérables à la violation de sécurité ainsi qu’à l’atteinte aux droits de propriété intellectuelle et de données sensibles, puisque le département de TI de l’entreprise ne peut pas contrôler l’accès à l’application. Dustin fait face à un double problème à cause de la violation d’information due à sa pratique du Shadow IT. Ces exemples sont peut-être fictifs, mais bien des gens ont vécu le même scénario dans leur lieu de travail.

Avec l’évolution de diverses solutions infonuagiques ainsi que la croissance et le développement rapides de l’industrie des TI, les préoccupations en lien avec le Shadow IT ne feront que devenir plus grandes lors des prochaines années. En fait, une des prévisions de ServerCentral, basée sur leur recherche sur les tendances des consommateurs, montre que dans huit ans, 90 % des dépenses en TI se feront à l’extérieur de l’organisation informatique. La prolifération du Shadow IT pourrait causer des problèmes de coûts et des préoccupations en matière de protection de la vie privée. Si nous regardons la situation sous un autre angle, cela peut également créer une fissure, et comme l’auteur-compositeur-interprète Leonard Cohen décrit dans sa chanson « Anthem », « c’est ainsi qu’entre la lumière ». Le Shadow IT, comme tel, n’est pas forcément mauvais ou même diabolique. Il existe toujours des façons de permettre à votre entreprise de tirer profit de la situation. Voici quelques bon…bons conseils à prendre en note (c’est toujours Halloween, non?) :

Avec l’évolution de diverses solutions infonuagiques ainsi que la croissance et le développement rapides de l’industrie des TI, les préoccupations en lien avec le Shadow IT ne feront que devenir plus grandes lors des prochaines années. En fait, une des prévisions de ServerCentral, basée sur leur recherche sur les tendances des consommateurs, montre que dans huit ans, 90 % des dépenses en TI se feront à l’extérieur de l’organisation informatique. La prolifération du Shadow IT pourrait causer des problèmes de coûts et des préoccupations en matière de protection de la vie privée. Si nous regardons la situation sous un autre angle, cela peut également créer une fissure, et comme l’auteur-compositeur-interprète Leonard Cohen décrit dans sa chanson « Anthem », « c’est ainsi qu’entre la lumière ». Le Shadow IT, comme tel, n’est pas forcément mauvais ou même diabolique. Il existe toujours des façons de permettre à votre entreprise de tirer profit de la situation. Voici quelques bon…bons conseils à prendre en note (c’est toujours Halloween, non?) :

N^o1 : Tirez profit du Shadow IT

Malgré les problèmes et les défis que le Shadow IT apportera, cela vous donnera et le reste de votre département de TI une possibilité d’apprendre de vos erreurs. Le fait que vos employés et vos collègues prennent, eux-mêmes, les choses en main est un bon indicateur qu’ils prennent les initiatives nécessaires pour trouver de meilleures solutions pour aider leur organisation. En tant que chef de département de TI, vous devriez apprendre de cette expérience et améliorer le processus d’approbation des requêtes au sein des différents départements de votre entreprise. Élément clé dont il faut se souvenir : Votre équipe de TI doit mieux opérer que le Shadow IT.

N^o2 : Collaborez avec votre personnel

Selon une entreprise dominante de conseil et de recherche, vous devriez consacrer 20 % à 50 % de vos heures de travail totales à la collaboration avec la communauté des parties prenantes. Et une grande partie de ce groupe est le précieux personnel de votre entreprise. Puisque la main-d’œuvre d’aujourd’hui devient de plus en plus adepte des technologies, il est crucial que les équipes de TI cèdent une partie du pouvoir aux employés des différents départements. Le meilleur moment pour écouter ce que votre personnel a à dire ou à suggérer quant à la technologie est maintenant! Selon des recherches, plus de la moitié de la main-d’œuvre deviendra des citoyens de l’Internet d’ici 2020. Ce groupe en croissance développera une relation spéciale avec la technologie qui surpassera toute génération de main-d’œuvre qui existe en ce moment. Petit conseil : Partagez vos processus de décision concernant la technologie avec vos employés – plusieurs têtes valent généralement mieux qu’une.

N^o3 : Préparez-vous à innover

Étant donné la décision des employés à utiliser des applications ou des logiciels qui ne sont pas couverts par le département de TI, de plus en plus de choses viennent remettre en question votre stratégie technologique actuelle. Par conséquent, en tant que chef de TI, c’est à vous de vous adapter à la transformation numérique amenée par la demande de l’organisation. C’est le moment d’agrandir votre réseau et de contacter les fournisseurs d’applications et de logiciels amenés par le Shadow IT. Dans l’article « CIOs Vastly Underestimate Extent of Shadow IT » du magazine CIO, Bob Dimicco, un chef de file mondial et fondateur du Cisco’s Cloud Consumption Service mentionne qu’au lieu d’arrêter le Shadow IT, il essaie de comprendre comment il pourrait conférer une valeur ajoutée aux processus actuels. Il ajoute que la technologie impliquée dans la pratique pourrait représenter l’informatique hybride. En effet, cette innovation lors de cette importante transition est la clé à la progression de l’entreprise. Prenez-en note : le département de TI pourrait agir comme intermédiaire entre les applications et les logiciels utilisés comme Shadow IT afin d’établir un réseau de confiance au sein de l’organisation.

N^o4 : Considérez travailler avec un fournisseur

Si un jour les conséquences du Shadow IT deviennent trop difficiles à gérer, à ce moment-là, il serait peut-être le temps de laisser les choses aux professionnels. Sur le marché d’aujourd’hui, seulement 28 % des chefs de file en TI utilisent un outil de gestion du SaaS pour avoir plus de visibilité sur le Shadow IT. Un fournisseur peut conférer une valeur ajoutée à votre entreprise en vous offrant de la visibilité et une perspective intéressante sur l’utilisation et les coûts de la technologie au sein de votre entreprise. Grâce à des services de gestion des dépenses, comme Cimpl par exemple, votre organisation peut se concentrer davantage sur l’entreprise, et un peu moins sur les coûts qui viennent avec la gestion d’une entreprise. Parfois, la réponse à nos problèmes est simple. Il vaut mieux se concentrer sur ce qui est essentiel et laisser les autres vous aider avec les tâches moins importantes.

Le Shadow IT engendre beaucoup de risques et peut avoir des effets néfastes sur votre entreprise. Tous les avantages que j’ai mentionnés ci-dessus n’empêchent pas le fait que c’est un problème sérieux. Mais le Shadow IT n’est pas le super-vilain des TI. En tant que chef de file en TI, nous devons toujours regarder les choses sous un angle différent. Ce n’est pas la technologie qui devrait nous contrôler. Au contraire, c’est à nous de nous accrocher fermement et de l’exploiter afin de rendre l’industrie plus durable à mesure que nous avançons.