Offrir à votre directeur financier les outils nécessaires pour qu’il puisse planifier le budget et les investissements futurs est la 52^e raison d’aller au-delà de la gestion des dépenses en technologie. 

Nous sommes tous d’accord sur le fait que le poste de directeur financier n’est pas des plus fascinants, mais il est non moins important au sein de toute entreprise. Même si son rôle semble bien établi dans une entreprise, son poste ne se limite pas toujours aux points énumérés dans sa description de tâches, particulièrement dans un contexte où les marchés sont en évolution constante et extrêmement rapide.

La liste des tâches officielles du rôle de DF peut inclure (mais n’est sûrement pas limité à) :

• Contrôler la comptabilité;
• Développer des outils;
• Valider la solvabilité de l’entreprise;
• Anticiper les finances;
• Anticiper la stratégie de développement;
• Réaliser une veille réglementaire;
• Communiquer avec les services fiscaux;
• Assurer une permanence juridique et sociale;
• Participer à l’administration du personnel.

Vous l’aurez donc remarqué; gérer les finances d’une entreprise n’est pas une mince affaire.

Dans un contexte où la technologie prend de plus en plus de place dans la croissance d’une entreprise, on ne peut se permettre de négliger l’importance qu’il faut accorder à la planification du budget de celle-ci. Que ce soit pour l’achat de biens, la gestion des factures, ou encore l’analyse des écarts, le DF a un rôle crucial en ce qui concerne les décisions à prendre.

Alors, par où commencer? Établissons d’abord quelques principes de base afin de définir l’apport de la gestion des dépenses en technologie – ainsi que d’un logiciel de GDT – à la capacité de votre directeur financier à prendre des décisions pertinentes et axées sur les investissements futurs.

1. Réduire ou optimiser?

Bien souvent, lorsque vient le temps d’économiser de l’argent en contexte d’entreprise, l’équipe des finances doit prendre d’importantes décisions quant à la façon d’économiser cet argent. Cela dit, il n’y a pas qu’une seule façon de réaliser cela.

Les concepts de réduction et d’optimisation sont à la fois très proches et très éloignés. Pourquoi? Puisque les deux visent à économiser de l’argent, mais adoptent une stratégie fondamentalement très différente.

La réduction consiste en l’identification d’un montant précis à économiser ainsi qu’une échéance pour le réaliser. Les techniques de réduction les plus courantes consistent souvent à congédier des employés, réduire les salaires ou encore changer d’assurance médicale pour une moins chère. Vous l’aurez deviné, bien qu’efficace, cette méthode n’est pas des plus agréables, considérant que certains employés peuvent en subir les conséquences.

L’optimisation, pour sa part, mise plutôt sur la maximisation de la valeur de l’entreprise par des procédés optimaux. Certaines techniques courantes consistent à faire des achats à de meilleurs prix et de meilleures conditions, utiliser un système de gestion des dépenses en technologie pour unifier et centraliser les dépenses, ou encore automatiser les opérations. Pour ce qui est de l’automatisation, non seulement vous économisez de l’argent, mais vous sauvez du temps. D’une pierre deux coups! Et toute bonne entreprise sait que le temps, c’est de l’argent. Alors plus le DF a de temps à consacrer à ce qui compte vraiment, plus il aura la chance de progresser avec succès vers vos objectifs d’entreprise. Et par-dessus tout, aucun employé, salaire ou police d’assurance n’est affecté.

2. Responsabiliser les employés

La responsabilisation consiste à donner à vos employés les outils pour qu’ils puissent effectuer certaines tâches par eux-mêmes. Dans un contexte de gestion des dépenses en technologie, cela pourrait consister en un module libre-service, par exemple. Cette responsabilisation n’a pas pour seul objectif de rendre vos employés plus autonomes, mais également de sauver du temps à votre équipe de TI.

Évidemment, la responsabilisation ne se fait pas en un clin d’œil, mais les bénéfices qui en découlent valent l’effort. Voici quelques-uns de ces avantages :

• Autonomie;
• Amélioration des processus;
• Satisfaction des employés;
• Culture de transparence des coûts.

En participant eux-mêmes à la gestion des dépenses, ne serait-ce que minimalement, les employés sont non seulement plus conscients de ce qu’ils utilisent, et de ce qu’ils coûtent, mais les tâches du directeur financier sont moins nombreuses et plus centrées vers l’avenir plutôt que sur la gestion du présent de l’entreprise.

3. La répartition, une autre solution

Il est tout simplement logique que les bons coûts soient associés aux bonnes personnes et aux bons départements, n’est-ce pas? Mais quand votre entreprise possède plus de milliers de biens de TI, que ce soit des téléphones cellulaires, des lignes fixes, des licences infonuagiques, ou encore des lignes internet, la répartition peut rapidement devenir un complexe mélange qui ne semble plus faire de sens. Et le directeur financier dans tout ça? Il y a de fortes chances qu’il ne sache plus exactement à qui appartient quoi, ou encore quel bien coûte combien. Et c’est normal! Un seul cerveau ne peut mémoriser toutes ces informations.

La répartition en gestion des dépenses en technologie vise donc à démêler ce mélange afin que tous les coûts liés à des services de groupe soient attribués à des départements ou des unités opérationnelles, et que les services liés à des individus soient attribués aux bonnes personnes. Ainsi, il est plus facile de surveiller les dépenses de l’entreprise, et de comprendre les coûts et l’utilisation.

(CTA)

Maintenant que vous êtes au courant de toutes ces méthodes, et de ce qu’elles peuvent apporter à votre entreprise, il est temps de considérer l’apport grandiose qu’un logiciel de GDT pourrait avoir sur l’emploi et les tâches de votre directeur financier.

Un DF bien équipé

Pour qu’un directeur financier puisse se concentrer sur les décisions qui comptent vraiment et sur les investissements futurs, il doit d’abord avoir le temps de le faire. Toutes les méthodes énumérées ci-dessus peuvent être combinées en une seule et unique plateforme de gestion des dépenses en technologie : vous serez en mesure d’optimiser les coûts, de responsabiliser vos employés et de mieux gérer la répartition de vos coûts (et bien plus). Toutes ces tâches, initialement du ressort du directeur financier, seront centralisées, optimisées et automatisées, ce qui libérera son horaire et lui permettra de se concentrer sur les décisions, les investissements et l’avenir de l’entreprise. Non seulement cela, mais la transparence des coûts et la visibilité lui permettront de mieux comprendre où vont les coûts, et quels montants sont consacrés à quoi, ce qui facilitera l’organisation du budget global!

L’avenir et la croissance d’une entreprise passent par la réflexion et certains investissements, et c’est en donnant les outils nécessaires à votre directeur financier que vous pourrez vous concentrer sur ce qui compte vraiment.