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4 raisons pour lesquelles les factures électroniques vous font épargner

Quelles sont les difficultés rencontrées dans le paiement des factures de télécom?

Votre compagnie a besoin d’utiliser des biens et services en TI et télécom pour opérer. Ces coûts ont des dates d’échéance mensuelles prédéfinies, vous devez donc en faire le suivi pour ne pas avoir à payer des frais de retard ou autres pénalités. Nous payons tous et chacun nos factures personnelles sans aide technologique supplémentaire, alors ça ne devrait pas être très compliqué, n’est-ce pas?

Réfléchissez-y de nouveau.

Le traitement des factures peut être une tâche très intimidante. Ceci est d’autant plus vrai lorsque vous avez des centaines ou même des milliers de forfaits provenant de multiples fournisseurs en télécom et que vous utilisez des factures papier. Vous devez tenir compte des détails de tous les contrats associés à ces forfaits pour vous assurer que (a) vous payez tous les forfaits dans les délais alloués (b) vous obtenez ce pour quoi vous avez payé (ou que vous n’utilisez pas ce pour quoi vous n’avez pas payé).

Cela vous donne déjà mal à la tête? Vous n’en avez vu que la moitié, surtout si vous utilisez des factures papier plutôt que des factures électroniques. Voici quatre raisons importantes pour lesquelles les factures papier vous rendent la vie difficile :

1. DÉLAI : il y aura toujours un délai avant même que vous ayez commencé à traiter les factures.

Je vous explique : si vous utilisez des factures papier, vous devez attendre que celles-ci vous soient envoyées par la poste avant d’entamer le processus. Cela signifie que vous ne maîtrisez pas une étape importante du processus; cela peut semer le chaos dans vos flux de travail organisés.

2. DÉTAILS : les factures papier comprennent toujours moins de détails que les factures électroniques

Les factures papier ne présentent que les détails que vous devez surveiller et qui rentrent sur la page, alors que les factures électroniques n’ont pas de contraintes réelles. Par simple comparaison, sur une facture papier, vous pouvez vous attendre à environ 12 points de données, alors que les factures électroniques peuvent contenir plus de 60 champs. Vous pouvez faire une enquête approfondie et obtenir une meilleure connaissance de votre utilisation grâce à ce volume plus complet de données.

3. TEMPS : traiter les factures papier prend beaucoup plus de temps.

Voici le vrai obstacle. Une facture papier normale peut faire plus de 300 pages. Un technicien compétent doit consacrer une journée entière de travail pour traiter une telle facture. Ce n’est rien comparé aux factures véritablement titanesques. Il se peut qu’une facture fasse plus de 7 000 pages. Exact – sept mille. Pour une seule facture. Cela représente presque un mois de travail à temps plein pour ce même technicien surchargé.

Pouvez-vous vous faire une idée du temps que cela prendra pour traiter une facture électronique, quelle que soit sa longueur? C’est de l’ordre des minutes. En effet, pendant que vous prenez une pause-café, une facture électronique entière est traitée, et cela, peu importe sa longueur. Vous devez vous demander : combien d’heures de travail de techniciens à temps plein épargnez-vous en utilisant des factures électroniques?

4. ERREURS : le traitement des factures papier contient plus d’erreurs.

Avec un technicien très compétent, vous pouvez traiter des factures papier avec 99 % de précision. Entre-temps, les factures électroniques peuvent être traitées avec une exactitude de 100 %. Ce 1 % peut sembler insignifiant, jusqu’à ce que vous ne vous rappeliez qu’une seule facture peut faire plus de 7000 pages. Pouvez-vous vous imaginer qu’après un mois de travail complet, vous vous retrouvez avec plus de 70 pages d’erreurs de facturation? Cette quantité d’erreurs vous coûtera cher, d’une manière ou d’une autre.

Le traitement de factures à la manière de Cimpl

Chez Cimpl, nos solutions fournissent une façon facile de gérer toutes vos dépenses en TI et télécom sans que vous n’ayez à consacrer des jours (ou même un mois entier) à la tâche. 96 % des factures que nous traitons sont électroniques et nous avons une équipe dédiée à la surveillance de tous les aspects de ce processus. Cela aide grandement à éviter les problèmes entraînés par les factures papier.

Le document infographique suivant montre comment les solutions Cimpl traitent les factures pour vous débarrasser d’un grand fardeau et pour rendre votre vie bien plus facile.

Pour résumer, le traitement des factures électroniques vous offre trois grands avantages que le traitement des factures papier n’a pas : la rapidité, la précision et la richesse de données. Autrement dit, utiliser Cimpl comme solution de gestion des dépenses en TI et en télécommunications est bien plus rapide, précis et riche en données. La solution vous donnera un RCI considérable. Pour apprendre comment obtenir un RCI de 5 à 30 % d’une solution en TEM, consultez notre document gratuit aujourd’hui.

Visionnez nos courtes vidéos sur CimplManager et CimplControl pour en apprendre davantage.

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