Simplifier l’approvisionnement et améliorer la communication avec vos fournisseurs est la 41e raison de dépasser la GDT et de gérer l’empreinte numérique d’entreprise.
La nouvelle ère d’évolution en technologie vient avec une utilisation accrue d’Internet et d’autres services informatiques par les employés d’entreprises, ce qui donne la possibilité aux fournisseurs en télécommunications de continuer à offrir des services concurrentiels et à évoluer en offrant une variété de solutions d’affaires tels que des services téléphoniques et Internet. En effet, les fournisseurs se développent pour répondre à la demande croissante dans les entreprises.
Toutefois, une hausse de l’utilisation des télécommunications dans le milieu des affaires ainsi que l’accès à de multiples services et les contrats complexes auprès de différents fournisseurs a alourdi la tâche des organisations pour ce qui est de la gestion des dépenses et de l’utilisation des télécoms et de la TI. Gérer régulièrement les données de milliers d’employés, de divers départements et de plusieurs unités opérationnelles de façon optimale n’est pas évident. Les entreprises et les fournisseurs s’échangent continuellement de larges quantités de données sous forme de factures, de courriels et autres. Souvent, les échanges sont remplis d’écarts de facturation qu’on ne remarque même pas : il n’est pas toujours possible de suivre de près l’utilisation de tous les employés, de constater les erreurs ou encore de résoudre des conflits, puisque cela nécessite de nombreuses heures de travail manuel. De plus, enregistrer les communications tout en gérant manuellement des rapports et des flux de travail de façon régulière prend encore plus de temps. Votre organisation finira assurément par rechercher une meilleure solution.
La gestion des dépenses en télécommunications (GDT) permet de gérer et d’optimiser les dépenses en TI et en télécoms au sein de votre entreprise, en plus de vous faire gagner du temps. La GDT vous aide à améliorer de façon significative la communication avec vos fournisseurs, ce qui vous fait gagner du temps, économiser de l’argent et qui optimise vos opérations. En raison du progrès des tendances en technologie, la GDT est passée de simple moyen de surveiller les économies de temps et d’argent à une méthode de gestion d’inventaire, d’automatisation des flux de travail, d’accélération du traitement des factures et de simplification de l’approvisionnement auprès des fournisseurs, pour ne nommer que quelques avantages.
Voici trois stratégies de GDT pour mieux travailler avec les fournisseurs et communiquer efficacement :
- Centraliser l’information
Établir un service de GDT raccourcit le temps de réponse des fournisseurs et améliore leur capacité d’approvisionnement. La centralisation de l’information sur une seule plateforme accessible à votre entreprise et à vos fournisseurs élimine les nombreux échanges de courriels. Cela permet aux gestionnaires, aux fournisseurs et aux autres utilisateurs de suivre le cycle de communication.
- Automatiser les flux de travail
Les professionnels passent la moitié de leur temps à chercher de l’information et perdent en moyenne 18 minutes à retrouver le bon document. Une bonne plateforme de GDT automatise le suivi des factures pour faciliter le processus et gagner du temps. L’automatisation aide aussi à s’occuper des erreurs dans l’imputation des frais relevées lors de la validation des factures. Le processus d’approvisionnement au paiement s’accélère aussi grâce à l’automatisation des flux de travail. Les requêtes fastidieuses comme les nouvelles commandes, le changement de services existants, le transfert entre employés ou entre départements sont automatisées, ce qui fait encore une fois gagner du temps.
- Suivre les communications
La GDT facilite le suivi de l’information en offrant au fournisseur un accès à un portail centralisé où toutes les requêtes sont recueillies au même endroit. De cette façon, plus besoin d’échanger une tonne de courriels inutiles. Enfin, le procédé de communication est enregistré sur une plateforme facilement accessible.
Par la simplification de l’approvisionnement et de l’échange d’information avec les fournisseurs, la GDT optimise les dépenses en technologie, fait gagner du temps et permet de garder un inventaire précis.
Pour en apprendre plus sur la façon dont l’amélioration de l’approvisionnement et des communications avec vos fournisseurs peut vous aider à mieux gérer vos coûts en technologie, contactez-nous aujourd’hui
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