Comprendre et contrôler un processus d’appel d’offres afin de choisir le bon fournisseur en GDT est la 80e raison d’aller au-delà de la gestion des dépenses en technologie et de gérer votre empreinte numérique d’entreprise.
Le déroulement d’un processus d’un appel d’offres
Mathieu n’en est pas à son premier rodéo. Il sait exactement qu’un processus d’appel d’offres peut être long et compliqué. Mathieu est un directeur TI dans une entreprise employant plus de 10 000 employés.
À sa première situation d’achat d’un logiciel de GDT, il a été compliqué pour Mathieu et son équipe de bien différencier les fournisseurs, et de choisir celui qui était le plus adéquat pour leur entreprise : des questions qui n’en finissent plus sur les fonctionnalités, la sécurité, le rendement, l’accès, les particularités de votre entreprise, etc. Ils ont dû analyser les longues propositions des fournisseurs pour ultimement choisir la meilleure. Cependant, chaque fois qu’ils finissaient de lire une proposition, ils se disaient que chacune d’entre elles se ressemblait. Cela avait été un processus long et compliqué, et voilà qu’aujourd’hui, son entreprise a décidé de changer de logiciel afin que la nouvelle plateforme corresponde mieux avec leurs objectifs d’entreprise. Pour ce faire, Mathieu sait très bien qu’il doit repasser par le processus d’appel d’offres, car c’est le meilleur moyen de bien s’assurer que la plateforme réponde véritablement aux besoins de l’entreprise. Les voilà donc de nouveau dans le long processus d’appel d’offres…
Cependant, après une pénible première expérience, Mathieu avait fait des recherches pour solidifier son processus d’appel d’offres, et il est maintenant plus que prêt pour lancer le processus. Mathieu s’est beaucoup inspiré des meilleures pratiques de l’AOTMP (vidéo en anglais) pour un processus d’appel d’offres réussi. Voici ce à quoi il devrait s’attendre :
- Planification: Cette phase sert à établir les objectifs en fonction des exigences présentes et futures de l’entreprise. C’est aussi le moment où il vous faut former un groupe qui travaillera dans le processus d’appel d’offres. Ce groupe devrait contenir des gens des départements de TI, d’approvisionnement, de finance, de ventes, juridique et de sécurité. Vous allez également commencer à rechercher les fournisseurs potentiels qui répondent à vos objectifs techniques, opérationnels et financiers.
- Élaboration de la demande de proposition: C’est ici que vous allez bâtir votre demande de proposition, avec tout son contenu.
- Envoi de l’appel d’offres et son analyse: Cette phase s’exprime bien elle-même : vous envoyez votre appel d’offres à tous les fournisseurs potentiels, choisis et volontaires, et une fois qu’ils vous l’ont remis, vous l’analysez en établissant un score pour chacun, basé sur l’importance de certains critères. Cela peut se faire à l’aide d’une moyenne pondérée. Tout dépendra de votre entreprise et de vos besoins.
- Sélection finale: C’est le moment de faire le choix du fournisseur avec qui vous voulez faire affaire. Il est également important de mentionner cette réponse aux autres finalistes.
Bien maîtriser ces quatre étapes revient à bien maîtriser le processus d’appel d’offres. Avant même de rentrer dans le contenu, il est important pour vous et votre équipe de bien établir votre plan. Voilà, vous et Mathieu savez maintenant à quoi un processus d’appel d’offres complet ressemble.
Un bonus qui fera la différence, signé Cimpl !
Mathieu est loin d’être le seul dans cette fâcheuse position de processus d’appel d’offres, et si vous êtes ici, c’est que vous avez vous aussi déjà expérimenté cette situation, ou que vous voulez l’éviter. Et bien sûr, nous avons une solution pour vous!
Nous avons réuni environ 90 questions additionnelles dont les réponses vous aideront à mieux différencier les fournisseurs et leurs offres. Ces questions couvrent plusieurs sujets, de la stabilité financière du fournisseur à la gestion des demandes de changements, en passant par la formation continue et les mises à jour de la plateforme.
Avec toutes ces informations, vous êtes maintenant en mesure de mettre sur pied un processus d’appel d’offres solide qui vous permettra de trouver le meilleur partenaire pour votre entreprise et vos besoins. Et qui sait, peut-être choisirez-vous Cimpl!
Ceci était la première partie de 3 blogues sur les appels d’offres. La partie 2 sur le contenue d’un appel d’offre et la partie 3 sur comment une plateforme en GDT peut vous aider lors de processus d’appel d’offres sont également en ligne. Bonne lecture!
Si vous avez des questions ou avez besoin d’aide pour trouver votre chemin au travers de votre processus d’appel d’offres, contactez-nous!
Écrit par: Charles-Olivier Payette