Attribuer les coûts aux bonnes personnes, aux bons départements et aux bonnes unités opérationnelles est la 48e raison de dépasser la GDT et de gérer votre empreinte numérique d’entreprise.
Après avoir reconnu l’importance de la gestion des dépenses, la prochaine étape est d’aller plus loin pour comprendre quels sont les facteurs et les influenceurs de la gestion des coûts, surtout pour les dépenses en télécommunications et en TI. Un des piliers de la gestion des dépenses est la répartition des coûts. Elle consiste à associer un coût (ou un groupe de coûts) à un département ou à une division en particulier au sein d’une entreprise, ou encore à un produit ou à un service offert par une entreprise. À la base, la répartition des coûts consiste non seulement à surveiller les dépenses d’une organisation, mais aussi à associer les coûts à la bonne personne, au bon département et à la bonne unité opérationnelle.
Les avantages d’une division logique des coûts
La répartition des coûts semble se limiter à la simple attribution d’un coût à sa source, mais quoi faire quand vous avez des milliers d’appareils, de biens et de services tangibles et virtuels à gérer? Le processus se complique rapidement : dans des entreprises comptant des milliers d’employés, plusieurs biens et services sont utilisés par les personnes, par des départements ou même des unités opérationnelles en entier. Par exemple, les services s’arrêtant à l’usage individuel comme les numéros de téléphones cellulaires et les lignes Internet servent à des membres du personnel en particulier, mais d’autres services comme la voix sur IP, les serveurs et les circuits sont partagés par plus d’une ressource. Les coûts associés à des employés doivent être attribués individuellement, alors que les coûts des ressources utilisées par un groupe de personnes ou par un département doivent être attribués au département, et les coûts liés à des services utilisés par des employés sur un site précis doivent être attribués à une unité opérationnelle.
Les entreprises bénéficient de la répartition des coûts parce qu’elle leur permet de gérer leurs coûts et d’éviter les dépenses inutiles ou injustifiées liées à la TI et aux biens et services en télécommunications. Elle permet aussi une transparence de l’utilisation et clarifie les coûts et les économies potentielles en identifiant continuellement les appareils inutilisés et les écarts de facturation. Finalement, vous devez gérer les coûts associés aux bonnes unités opérationnelles puisqu’il est impossible de réduire vos dépenses avant de savoir où vous dépensez. Ainsi, comment répartir les coûts de façon efficace?
Le rôle de la GDT dans la répartition des coûts
La gestion des dépenses en technologie (GDT) permet aux entreprises de mieux comprendre leurs coûts et l’utilisation de leurs biens et services de TI, en plus d’attribuer facilement les coûts à des employés, des départements et des unités opérationnelles dans l’ensemble de l’organisation. Une raison importante pour laquelle les entreprises choisissent d’adopter une solution de gestion des dépenses est la mise en lumière de domaines souvent oubliés. En fait, elles ont accès à l’information et aux outils nécessaires à l’identification des coûts associés aux télécommunications, à la TI, à l’IdO, au nuage, à la M2M, à la CUC et bien plus. Il est donc facile de voir où vous dépensez le plus, combien vous payez pour certains services et si on vous surfacture. La GDT vous fournit les détails dont vous avez besoin pour optimiser vos dépenses en technologie afin de tirer profit de vos investissements au maximum.
Par exemple, au départ ou à l’arrivée d’un employé, l’information et les coûts lui étant associés sont automatiquement acheminés au logiciel de GDT. En cas de bien perdu, endommagé ou inutilisé, le logiciel optimise le coût lié à ce bien. Suivant le même principe, en cas de relocalisation d’une unité opérationnelle, le logiciel de GDT mettra à jour les coûts et gérera leur répartition automatiquement. En résumé, la gestion des dépenses en télécommunications attribue et optimise les coûts associés à la télécommunication et aux TI dans une entreprise pour permettre à cette dernière de garder un inventaire précis, de gagner du temps, et de réaliser des économies.
Pour en savoir plus sur la solution de GDT de Cimpl et comment elle peut vous aider à mieux gérer et répartir vos coûts en technologie, contactez-nous maintenant pour planifier une démonstration sur mesure gratuite.