La structure organisationnelle décentralisée de cette grosse entreprise a rendu difficile la gestion de leur environnement de télécommunications. Cette compagnie avait besoin d’une solution adaptée à leur structure qui leur permettait de contrôler leurs coûts. Cimpl était la solution idéale.

Le défi

Cette entreprise de 69 000 employés gérait ses biens de télécommunications de département en département. Avec une moyenne de 1,54 appareil par employé (et plus de 100 000 au sein de l’entreprise), chaque département était responsable de la commande de nouveaux appareils avec des fournisseurs approuvés, du suivi des appareils et du rapprochement des factures avec les forfaits et l’utilisation. Ce n’était pas une tâche facile pour eux, puisqu’il n’avait pas de contrôle sur les contrats avec les fournisseurs de services de télécommunications. De plus, il n’existait aucun processus clairement défini ou outil leur permettant de correctement faire l’audit de leur inventaire, leurs coûts et leur utilisation. Tout naturellement, faire toute la lumière sur leur utilisation et leurs coûts était du temps qu’elle n’aurait pas pu consacrer à leurs autres priorités. La tâche a donc été négligée.

L’entreprise n’était pas sûre si elle était bien traitée par ses fournisseurs de services ou si son personnel utilisait les téléphones qui leur étaient fournis de manière responsable. Le système existant ne fonctionnait manifestement pas, et aucune ressource n’était accessible pour centraliser leur gestion des dépenses en télécommunications. Elle avait donc besoin d’une solution clé en main.

« L’automatisation a été responsable de 47% des économies! »

Cimpl – une solution flexible qui s’adapte à leur organisation

La société de restauration a choisi Cimpl pour deux raisons. Premièrement, la plateforme centralise toute l’information, tout en permettant une gestion décentralisée efficace à l’aide de flux de travaux configurables qui s’adaptent parfaitement à la structure de l’entreprise. Deuxièmement, Cimpl permet d’automatiser plusieurs étapes des processus de flux de travaux et d’approbation, ce qui élimine le besoin de ressources supplémentaires.

Toute l’information liée aux télécommunications est maintenant facile à trouver. Il existe un seul endroit pour consulter les détails des services, incluant les contrats, les renseignements sur les forfaits, le matériel, les coûts et l’utilisation associés. Et un seul endroit pour les biens et la personne à qui ils sont assignés. Désormais, chaque gestionnaire possède une visibilité complète sur l’environnement de télécommunications de leur équipe et peut prendre les mesures appropriées.

Tous les processus automatisables ont été automatisés. Le traitement des commandes pour de nouveaux biens, le chargement des factures dans la plateforme et la vérification des factures sont maintenant rationalisés. Plus de 15 rapports différents, configurés selon les exigences de l’entreprise, sont automatiquement générés.

Ces rapports mettent de potentiels domaines d’intervention en évidence, tels que les écarts de facturation ou les appareils non utilisés. Ils fournissent aussi de l’information générale à la direction. Des flux de travaux bien établis aident avec les tâches non automatisables, ce qui facilite la vérification et l’approbation des commandes et des factures, par exemple. Les gestionnaires peuvent également amorcer des flux de travaux internes pour les problèmes de facturation et de matériel.

Au début, afin de bien maîtriser la situation, les experts en télécommunications de Cimpl émettaient des recommandations mensuelles basées sur les tendances et avaient créé une liste de surveillance afin de faire le suivi des utilisateurs finaux qui dépassaient souvent leur limite d’utilisation.

Avantages – contrôle des coûts et efficacité

En rassemblant toute l’information des télécommunications en un seul endroit, la plateforme Cimpl a permis à la compagnie de reprendre le contrôle de ses coûts en télécommunications. Il est désormais possible, par exemple, de trouver et d’annuler les services inutilisés. La plateforme donne également à chaque département (et employé) de la visibilité sur leur utilisation et leurs coûts en télécommunications. L’entreprise est donc en mesure de créer une culture de responsabilisation, puisque chaque employé peut voir comment il participe au budget de l’organisation, pouvant ainsi ajuster ses habitudes de consommation par lui-même. L’audit de télécommunications initial et la visibilité des utilisateurs finaux ont permis de réduire les dépenses annuelles de l’entreprise de 9 %, et ce, au cours de la première année.

Les économies liées à un gain d’efficacité, réalisées grâce à l’automatisation et aux processus rationalisés, ont permis à la compagnie de générer un RCI de 249 %, pendant la même période de temps. Au cours d’un seul mois, 2967 factures ont été chargées automatiquement dans la plateforme, économisant donc des journées de travail. La configuration de flux de travaux d’approbation prédéterminés, selon le département ou les types de requêtes de service, a permis de gagner du temps et de réduire le nombre d’échanges de courriel liés au traitement de requêtes. Il est maintenant beaucoup plus facile d’agir sur les commandes et les billets de service.