Vous devez bien vous demander : qu’est-ce que la comptabilité des communications? Comment peut-elle aider vous et votre organisation? La comptabilité des communications peut être considérée comme l’ancêtre de la gestion des dépenses en télécommunications. Elle est utilisée pour surveiller qui a fait des appels, où ces appels ont été faits et combien de temps les appels ont duré. Mais avant tout, comment la comptabilité des communications et la GDT fonctionnent-elles ensemble? Il s’agit également de la 45e raison d’aller au-delà de la gestion des dépenses en télécommunications.   

Qu’est-ce que la comptabilité des communications?   

La comptabilité des communications est utilisée pour effectuer un suivi, contrôler et fournir de la visibilité et de la rétro facturation en ce qui a trait aux télécommunications filaires, en se concentrant particulièrement sur le matériel connecté à l’infrastructure de téléphonie. L’objectif est de réattribuer les coûts des appels effectués à partir d’un réseau de télécommunication fixe, mais qui peuvent aussi être appliqués à des appels mobiles.   

 La plupart des organisations possèdent un grand inventaire de technologie et de systèmes de communication d’entreprise, tels que les systèmes téléphoniques PBX, les systèmes de téléphonie IP, les services de voix sur IP et les services sans fil. D’autres outils de collaboration, comme Skype Entreprise, sont également de plus en plus utilisés dans beaucoup d’organisations. Les outils de collaboration permettent de faire des appels, d’avoir des conversations vidéo, de faire des partages d’écran et même plus encore! La combinaison de tous les services de communication utilisés dans l’entreprise rend la gestion des relevés détaillés d’appel téléphonique plus difficile. Et c’est avec ça que la comptabilité des communications peut vous aider.  

Par exemple, quand Ivan, un employé dans une grosse entreprise de fabrication, fait, reçoit ou abandonne un appel sur son téléphone, le système de comptabilité des communications le détectera et enregistrera toute l’information associée. Le système fera le suivi d’éléments, comme la durée de l’appel, le moment de l’appel, l’emplacement d’origine d’un appel, où se trouve la personne qui a été appelée, à qui l’appel est destiné, etc. En faisant cela, le système peut fournir les coûts et l’utilisation des services téléphoniques à l’entreprise, ce qui l’aidera à avoir une meilleure perspective sur l’optimisation de leurs coûts et lui permettra de redonner de l’argent aux unités opérationnelles appropriées. Ces rapports peuvent être ensuite téléversés dans un logiciel de GDT et validés par rapport à des factures et des contrats. Ivan recevra donc un relevé d’utilisateur, qui lui permettra d’être conscient de l’utilisation et des coûts associés à sa ligne téléphonique et lui donnera ainsi que tous les autres employés de l’entreprise la chance de modifier leurs comportements de consommation. Le gestionnaire d’Ivan aura aussi accès à ces détails afin qu’il puisse voir les tendances, relever les anomalies et comprendre les types d’appels effectués et les coûts associés pour toute son équipe.   

La comptabilité des communications fait partie de la solution de gestion des dépenses en télécommunications d’Upland Cimpl et peut être utilisée pour avoir une perspective sur tout ce qui est en lien avec les relevés d’appel. La comptabilité des communications dans Cimpl est utilisée pour enregistrer, analyser, attribuer, et optimiser toute l’information saisie en lien aux communications fixes et filaires à travers l’entreprise. 

Qu’est-ce que la GDT?  

La gestion des dépenses en télécommunications est définie par Gartner comme la gestion de tous les coûts en technologie des départements de TI et de finance. Cependant, la GDT est bien plus que les télécommunications, elle inclut maintenant toutes les données et l’infrastructure sans fils et filaires ainsi que la gestion M2M, des TI, des IoT, des IaaS et même des abonnements au nuage. La GDT aide à effectuer un suivi des coûts en télécommunications et plus encore. En effet, elle fournit la plateforme ou les services nécessaires pour aider les organisations à centraliser et valider les factures mensuelles, à automatiser les processus manuels ou répétitifs, à faire le suivi de l’inventaire des télécommunications et des TI, à gérer leurs politiques, et même plus encore.    

Revenons à Ivan qui travaille dans une grosse entreprise de fabrication. Il possède un téléphone cellulaire, un téléphone de bureau, un ordinateur, un deuxième écran ainsi que tous les abonnements et les services infonuagiques dont il a besoin pour faire son travail. Ensuite, il y a le service Internet que son entreprise a besoin de lui fournir, le service téléphonique, tous les fils et les modems (et plus) pour s’assurer que tout se déroule sans accrocs pour lui. Maintenant, multipliez le tout par le nombre d’employés qui travaillent dans cette entreprise. Incroyable, non? Ça en fait beaucoup et les feuilles Excel ne suffisent plus à la tâche.   

Voici quelques situations qui pourraient s’appliquer à vous : 

• Votre équipe des TI n’a presque pas ou peut-être même pas de visibilité sur tous les appareils et les services que chaque employé possède.  
• Un jour, un service de GDT vous sauve la vie. Avec un service de GDT, l’équipe des TI peut voir qui est en possession de quel appareil et quel service est attribué à quel employé, leur permettant donc de maintenir un inventaire précis.  

• En maintenant un inventaire précis, l’ensemble de l’entreprise peut se débarrasser des appareils et des services inutilisés. De plus, l’entreprise a de la visibilité sur l’utilisation des employés et peut leur permettre de recevoir des rapports basés sur leur utilisation et les comparer aux moyennes de l’équipe et de l’entreprise.  
• Un service de GDT permet également de gérer des contrats. Dépendant des types d’appels effectués, l’organisation peut maintenant comparer les contrats de différents fournisseurs de services et choisir la meilleure option pour elle.  
• Le service permet aussi à l’organisation de contester les contrats si elle remarque des écarts.  

Comment la comptabilité des communications et la GDT fonctionnent-elles ensemble?   

La comptabilité des communications et la rétrofacturation sont deux choses que la gestion des dépenses en télécommunications fait. La comptabilité des communications prend en charge la facturation des services, l’approvisionnement, la rétrofacturation, l’optimisation des coûts et ajoute une source d’information ainsi que des détails spécifiques aux appels qui supportent les programmes de GDT.  La GDT incorpore la gestion de factures et de contrats, la gestion de l’inventaire, la gestion des commandes, la gestion des fournisseurs, la gestion de l’utilisation, la gestion des contestations, les rapports et l’intelligence d’affaires à ce que la comptabilité des communications fait, leur permettant ainsi de fonctionner ensemble sans heurts.  

Voici quelques-uns des avantages dont vous pouvez bénéficier si vous combinez la comptabilité des communications et la gestion des dépenses en télécommunications : 

1. Allocation des coûts aux bonnes unités opérationnelles d’entreprise et aux bons utilisateurs 
2. Clarification des tarifs associés à l’activité d’appels 
3. Détection des comptes non utilisés 
4. Surveillance de l’utilisation et l’activité des appels 
5. Rapports et de l’intelligence d’affaires pour le service financier  
6. Promotion de la responsabilisation et de la conformité 
7. Prévention de la fraude 
8. Recouvrement des coûts 
9. Relance de la productivité 

À mesure que la GDT évolue, nous regardons constamment vers l’avenir avec l’ENE – l’empreinte numérique d’entreprise. L’ENE est notre manière de voir les choses lorsque nous parlons de la manière dont la gestion des dépenses et la flexibilité pour les biens de TI devraient se faire dans le monde de l’entreprise numérique. Nous aidons les entreprises à répondre aux questions élémentaires sur leurs dépenses en technologie : qu’est-ce que les gens possèdent, combien est-ce que ça coûte et est-ce qu’ils en ont toujours besoin?  

Voulez-vous en apprendre davantage sur la manière dont la comptabilité des communications et la GDT peuvent vous aider? Contactez-nous.