Une question importante à se poser lorsqu’on tente de maximiser le budget de TI!

Compte tenu du contexte, le mot « bien » peut se définir de plusieurs façons. Nous n’y pensons pas toujours, mais cette réalité est importante pour notre article d’aujourd’hui.

L’International Financial Reporting Standards (IFRS) définit un bien comme « une ressource contrôlée par l’entité du fait d’événements passés et dont l’entité attend des avantages économiques futurs ». (traduction française du Journal officiel de l’Union européenne). La Financial Accounting Standards Board (FASB) le définit plutôt comme un « bénéfice économique probable obtenu ou contrôlé par une entité particulière du fait de transactions ou d’événements passés ». (CON 6, paragraphe 25).

De ces définitions officielles, il est clair qu’un bien doit rapporter une certaine forme de bénéfice économique potentiel à son possesseur en fin de compte. Un bien est aussi une ressource maîtrisée d’une quelconque façon par son détenteur.

Deux questions restent cependant sans réponses :

1. Un bien doit-il avoir une forme physique?
2. Un bien peut-il être un service?

Un bien doit-il avoir une forme physique?

L’Information Technology Infrastructure Library (ITIL) donne quelques éclaircissements sur le sujet! Le glossaire ITIL 2011 spécifie :

« Biens = (Stratégie de service ITIL) N’importe quelles ressources ou capacités. Les biens d’un fournisseur de services comprennent tout ce qui peut contribuer à la prestation de services. Les biens peuvent faire partie des catégories suivantes : Gestion, organisation, processus, savoir, personnes, information, applications, infrastructure ou capital financier. »

Pour ITIL, les biens n’ont donc pas nécessairement de forme physique. Pour autant qu’ils fournissent une certaine forme de valeur économique et soient contrôlés par une entité.

Voilà un problème de résolu! Mais une autre question demeure…

Un service peut-il être un bien?

De toute évidence, un service est seulement bénéfique à l’utilisateur lorsqu’il lui est fourni. Dans cette optique, un service peut-il fournir des bénéfices économiques futurs? La réponse est oui. Vous voyez, aussi longtemps que le service soit utilisé pour effectuer un travail durable, ses effets sont ressentis bien après que le service soit terminé ou transféré à quelqu’un d’autre.

À des fins officielles par contre, c’est là que tout s’arrête. En comptabilité et en juridique, un service ne peut être défini comme un bien, et ce, pour trois raisons :

1. Si vous êtes un fournisseur de service, alors le service n’est pas un bien. Vous classeriez les coûts de dépenses reliés à la prestation de services ou les revenus enregistrés des ventes en tant que ventes ou revenu de service.
2. Si le service que vous offrez est une garantie ou quelque chose que vous devez payer ultérieurement, vous devrez l’enregistrer en tant que dette.
3. À l’autre bout de cette relation, si vous recevez un service, alors il s’agit d’une dépense. Voici donc un scénario où un service pourrait être un bien. Si le service est prépayé, alors vous pouvez le comptabiliser sous la catégorie « bien ». La nuance est mince. Si la définition d’un bien n’est pas encore assez complexe pour vous, attendez qu’on l’applique au domaine des logiciels. Un logiciel peut être un bien puisqu’il peut se déprécier au fil de sa vie utile. Mais ce constat n’est plus vrai du moment où le logiciel est vendu en tant que service. Si un logiciel en tant que service (SaaS) est vendu selon une entente pour une période de temps déterminée, alors il s’agit d’une dépense. La différence est subtile, mais en comptabilité (et en juridique), les termes peuvent être bien différents.

Comment devrait-on voir les services, d’un point de vue non-comptable?

La comptabilité est importante, mais il ne s’agit pas du seul élément en affaires.   Comment les autres fonctions d’entreprise devraient-elles voir un service?

Chez Cimpl, nous pensons que TOUT devrait être considéré comme un bien. De cette façon, vous pouvez comptabiliser tous vos biens physiques et virtuels (incluant les services de TI) en un seul et simple format. Cette visualisation rend les renseignements clairs et les tendances deviennent alors plus évidentes. Une réalisation importante à faire : les acteurs bien implantés dans le marché de gestion de biens en TI ne se préoccupent pas de ces services.

Chez Cimpl, nous croyons que cette omission constitue une belle occasion manquée. Tout ce qui est similaire à la définition comptable d’un bien au sein d’une entreprise peut et devrait être suivi afin que celle-ci puisse réduire ses coûts et engendrer du revenu. Bien sûr, sans outil pour effectuer ce suivi, la tâche peut s’avérer extrêmement difficile.

C’est pourquoi notre produit vedette, Cimpl, offre un module de gestion du catalogue qui catégorise facilement les biens dont on fait le suivi dans l’un de quatre quadrants d’un espace commun. Ce cadre de référence, que nous appelons Empreinte numérique d’entreprise (EAM 2.0), permet de faire le suivi facile d’une vaste gamme de biens en TI et télécommunications. L’utilisation de ces listes cartographiées permet aux utilisateurs une flexibilité illimitée dans l’ajout ou la localisation de nouveaux éléments.

Plus important encore, elles leur donnent un aperçu limpide des coûts et usages de leurs biens. Elles apportent une connaissance utile à la planification des investissements en TI, et permettent ainsi aux entreprises de maximiser leur budget en TI. L’empreinte numérique d’entreprise est la méthode qui offre de la transparence d’utilisation en technologie à l’entreprise.

De quels services faites-vous le suivi en ce moment? Voudriez-vous savoir combien vous dépensez en TI, afin de maximiser le budget qui y est relié et travailler intelligemment? Si oui, communiquez avec nous! Ce n’est pas pour rien que nous faisons partie du Technology Fast 50^MC de Deloitte : nous aidons nos clients avec leurs dépenses en TI depuis près de 15 ans. Nous pouvons vous aider!