Gérer vos CUC afin d’assurer la visibilité de votre utilisation et de vos coûts est la 72e raison de dépasser la GDT et de gérer votre empreinte numérique d’entreprise.
Selon Gartner, les “communications unifiées et la collaboration” (CUC, ou UCC en anglais) fait référence à une combinaison de technologies de communication et de collaboration. En gros, les CUC rassemblent les formes de communication typiques comme les courriels, les textos, la vidéo et la voix au même endroit.
Les systèmes PBX privés (private branch exchange, ou commutateur privé) et d’autres outils similaires tels que la téléphonie IP et les services de voix sur IP sont maintenant normalisés dans le monde des affaires, quoique les réseaux de lignes téléphoniques privées sont indispensables pour tous les départements d’une organisation.
La comptabilité des communications aide les entreprises à suivre les données d’appels provenant de leurs lignes connectées grâce à des données utiles liées aux lignes filaires et sans fil, tout en fournissant aussi de l’information sur tous les appels passés au sein de l’organisation. Cela facilite la tâche des services financiers qui doivent rétrofacturer les données d’appel et les dépenses aux bons départements et aux unités opérationnelles appropriées.
Toutefois, les communications et la collaboration au travail se complexifient. La communication s’est radicalement transformée et les bureaux adoptent de plus en plus des outils de CUC pour beaucoup plus que des simples appels téléphoniques. Skype pour Entreprise en est un bon exemple.
Pourquoi gérer les CUC?
La plupart des solutions de gestion des dépenses en technologie offrent des façons de recueillir des données d’appels à partir de systèmes de postes téléphoniques PBX traditionnels, à l’aide desquels on peut connaître l’origine, la destination et la longueur des appels, en plus de surveiller la majorité de l’activité. Cependant, il est beaucoup plus difficile d’extraire ce genre de données à partir d’outils de CUC. On ne peut y arriver sans utiliser un logiciel additionnel, donc il est compliqué de facturer les appels aux bons départements.
Le suivi des données et des dépenses associées aux CUC permet :
- La répartition et la facturation des coûts aux bons départements et aux bonnes unités opérationnelles
- La découverte de postes ou de comptes inutilisés pouvant être retirés et réattribués
- La prévention de la fraude et le maintien de la sécurité par la surveillance de l’activité des appels et de l’utilisation
Quelle est la valeur de la gestion des dépenses en CUC?
Adopter de nouvelles technologies comme les logiciels infonuagiques ouvre la voie vers la transformation numérique. Le processus implique la mise à jour des plateformes de voix et des systèmes PBX afin de rester au fait des nouveaux besoins de collaboration de votre entreprise. C’est là que l’infrastructure sous-jacente des CUC entre en ligne de compte afin d’élever votre milieu de travail et faire place à une collaboration intégrée et consolidée pour vos employés et vos clients.
Gérer tous les biens et toutes les dépenses associées aux communications et à la collaboration unifiées est essentiel à l’atteinte d’un environnement de CUC efficace. Si ce dernier manque de visibilité, les risques de sécurité, le manque de responsabilité, le manque de respect et une incapacité à recouvrer ou répartir les coûts l’emportera sur tous les avantages de travailler dans un environnement consolidé et collaboratif. Donc, la gestion des dépenses en CUC vous apporte de la valeur par :
- La répartition des coûts qui aide à attribuer l’historique et la rétrofacturation aux bons départements et aux bonnes unités opérationnelles.
- La surveillance de l’utilisation et de l’activité associées aux outils de communications unifiées et de collaboration.
- L’autorégulation des employés.
- La découverte de comptes et de postes inutilisés ou sous-utilisés.
- L’assistance au service financier grâce à des rapports configurables détaillés.
- La prévention de la fraude et d’atteintes à la sécurité.
La consolidation et la collaboration sous une même plateforme unifiée
Les CUC ne forment qu’une partie de la gestion des dépenses en technologie : celle-ci englobe la gestion des dépenses en mobilité (GDM), la gestion des dépenses en TI (GDTI) et la gestion des dépenses en télécommunications (GDT). Une solution tout-en-un de gestion des dépenses en technologie comme Cimpl se révèle plus pertinente que jamais pour les entreprises d’aujourd’hui qui commencent à faire place à des outils de CUC. Cimpl peut justement se charger de vos biens et de vos dépenses filaires et sans fil, ainsi que ceux en TI, en IdO, en infonuagique, en CUC et en M2M. Notre logiciel suit les entreprises dans leur cheminement vers la transformation numérique par l’apport d’outils qui fortifient l’autorité des organisations et qui leur permet de reprendre le contrôle de leurs coûts en technologie, tout en gérant leur empreinte numérique d’entreprise.
Pour approfondir votre réflexion sur la gestion des dépenses en CUC et ses avantages, lisez notre papier électronique complet!