À mesure que votre entreprise croît, le nombre d‘unités opérationnelles que vous possédez augmentera également. De la comptabilité jusqu’au soutien à la clientèle, en passant par le marketing, tous ces départements demanderont différents types de biens et services. Et afin d’acheter ces biens et services dont vous avez besoin sans perdre de vue vos dépenses, vous aurez besoin de mettre un processus d’approvisionnement en place qui vous aidera à gérer votre chaîne logistique, qui ensuite facilitera votre vie. Il s’agit également de la 95e raison d’aller au-delà de la gestion des dépenses en télécommunications! 
Qu’est-ce qu’un processus d’approvisionnement efficace?
Investopedia, un site Web américain se concentrant sur l’investissement et les finances, définit l’approvisionnement comme étant « l’action d’obtenir des biens et des services généralement pour des raisons professionnelles. L’approvisionnement est surtout associé aux entreprises, puisque celles-ci ont besoin d’acheter des biens ou des services sur une assez grande échelle ».
Il existe bien des étapes qu’une entreprise peut suivre pour assurer l’efficacité de son processus d’approvisionnement. Aujourd’hui, je vous montrerai les cinq étapes qui sont nécessaires pour réaliser cela :
- Création des besoins d’entreprise – pensez aux besoins, à la valeur potentielle et les problèmes à résoudre de votre entreprise. En gros, ayez en main un plan détaillé des dépenses de toute votre organisation. Cela vous donnera de la visibilité sur la quantité d’argent que vous aurez à dépenser.
- Économies – maintenant que vous avez votre liste, il faut vous poser la question : sont-ils vraiment des besoins ou des envies? Enlevez les éléments dont vous n’avez pas absolument besoin, vous me remercierez plus tard.
- Choix des fournisseurs – avant de faire un choix, assurez-vous de les évaluer convenablement. Voici une liste de quelques-uns des critères que vous devriez garder en tête lors du processus de sélection d’un fournisseur :
- Prix;
- Réputation de l’entreprise;
- Qualité;
- Compréhension de votre entreprise;
- Capacité d’atteindre vos buts organisationnels;
- Processus d’implantation, etc.
N’ayez pas peur de poser des questions. Je ne veux pas vous faire peur, mais choisir les mauvais fournisseurs pourrait amener des conséquences assez dramatiques sur l’efficacité de votre organisation.
- Gestion des contrats et de la relation fournisseur – vos fournisseurs sont choisis. Vos contrats sont signés. Maintenant, c’est le temps de gérer le tout. Effectuez un suivi de tout. Ceci vous permettra de savoir quand vous aurez des factures à payer et de savoir si vous obtenez tout ce qui vous avait été promis.
- Modèle opérationnel – créez-en un et n’oubliez pas de le concevoir en fonction des forces de votre équipe. Vous aurez ainsi une meilleure idée de la manière dont vous créerez et livrerez la valeur à vos clients.
Ces étapes sont donc la clé qui vous permettra d’enclencher un processus d’approvisionnement efficace, ce qui vous aidera, en retour, à gérer votre chaîne logistique. Mais tout d’abord, qu’est-ce qu’une chaîne logistique? Dans le glossaire en TI de Gartner, une chaîne logistique est définie comme « un ensemble de fonctions et de processus visant à optimiser le flux de produits, de services, de l’information liée, et ce, de la source d’approvisionnement aux clients ou là où il y a de la demande ». Les fonctions et les processus comprennent « la planification de la chaîne logistique, le repérage et l’approvisionnement, la fabrication, la distribution, le transport et les services au sein d’une entreprise et son écosystème de partenaires ».
Comment un processus d’approvisionnement efficace peut-il conférer une valeur ajoutée à la chaîne logistique?
Beaucoup d’étapes sont associées à une chaîne logistique et l’une des étapes les plus importantes est le processus d’approvisionnement. En effet, comment voulez-vous distribuer un produit à un client si vous n’avez rien à distribuer? En concevant un plan de tout ce que vous avez besoin de faire pour obtenir les meilleurs produits pour vos clients (vous souvenez-vous des cinq étapes mentionnées plus tôt?), vous serez en mesure de créer une voie toute tracée vers la prochaine étape de votre chaîne logistique et d’assurer un processus harmonieux. En choisissant les bons fournisseurs et en négociant les meilleurs contrats, vous optimiserez le processus d’approvisionnement ainsi que la chaîne logistique. Ceci occasionnera donc de plus faibles coûts et un cycle de production plus rapide. Et dites-moi, qui n’aime pas économiser de l’argent ET gagner du temps?
Comment la GDT peut-elle aider le processus d’approvisionnement?
Voici quelques fonctionnalités de la plateforme Upland Cimpl qui pourrait grandement vous aider à gérer votre processus d’approvisionnement et votre chaîne logistique :
- Portail du fournisseur de Cimpl – dites au revoir aux courriels grâce au Portail du fournisseur. En effet, en donnant à vos fournisseurs un accès au portail, vous éliminerez le besoin d‘envoyer vos commandes par courriel. Vous serez capable de trouver toutes vos requêtes dans un répertoire centralisé où tous vos fournisseurs seront en mesure de les traiter. Un temps de communication réduit, le retrait de mises à jour manuelles et un soutien sans failles de la part de vos fournisseurs ne sont que quelques avantages d’utiliser ce portail. Uniformisez l’approvisionnement avec vos fournisseurs en choisissant Cimpl!
- Module Prêt pour le paiement – il s’agit d’une des nouvelles sections de la plateforme Upland Cimpl et elle vous donnera beaucoup plus de visibilité sur vos dépenses. Pour en savoir plus sur ce module, lisez notre blogue récent sur la section Prêt pour le paiement et vous découvrirez ce qu’elle peut faire et la manière dont elle peut aider à la gestion des fournisseurs.
- Module de la gestion des contrats – C’est une autre des sections de la plateforme Upland Cimpl. Dans celle-ci, vous pourrez gérer tous vos contrats dans un seul répertoire centralisé. Vous serez en mesure de faire le suivi et la gestion des phases d’un contrat, des dates importantes, des détails de facturation ainsi que plein d’autres choses. Lisez notre blogue sur les principaux avantages de la gestion des contrats de télécommunications pour en apprendre plus sur cette fonctionnalité.
Grâce à ces solutions, vous pourrez conférer une valeur ajoutée à votre chaîne logistique, puisque vous pourrez consacrer le temps gagné sur votre processus d’approvisionnement aux autres étapes de votre chaîne logistique. Pour avoir plus d’informations sur nos services, contactez-nous!