Le traitement et l’analyse manuels des factures des fournisseurs signifiaient que cette organisation n’arrivait pas gérer l’augmentation continue de ses coûts de télécommunications sans fil. Cimpl lui a offert une solution automatisée qui a habilité son personnel à réduire ses dépenses et à rationaliser ses opérations financières.

Le défi

Dans un système public de soins de santé, l’objectif premier est de donner les meilleurs soins de santé possible, le plus efficacement possible. Et la technologie mobile peut grandement aider. Être en mesure de localiser et de contacter des membres clés du personnel administratif et médical ainsi que de permettre à ce personnel d’effectuer son travail, peu importe son emplacement (à l’hôpital, à la maison ou à une conférence), est un atout pour la productivité.

Cependant, ce collectif de soins de santé a réalisé que leurs coûts en mobilité devenaient ingérables. Les coûts totaux en mobilité ne cessaient d’augmenter, malgré le fait que le nombre d’appareils et d’employés qui les possédaient restait relativement stable. Le service des finances pouvait voir que l’augmentation était due aux frais non couverts par les forfaits convenus avec leur opérateur. En revanche, analyser les raisons précises, ou même générer un relevé d’utilisation pour chaque détenteur d’appareil s’avérait être un processus manuel extrêmement pénible. Chaque mois, l’équipe de la comptabilité passait au travers 700 factures manuellement et les envoyait aux membres du personnel concernés afin qu’ils puissent les valider. Elle saisissait manuellement tous les détails de facturation dans un chiffrier à des fins d’analyse et de génération de rapports, et ce, selon des critères prédéfinis. Les rapports ponctuels ne pouvaient pas être pris en charge.

L’équipe avait besoin d’une solution qui lui permettrait de générer un rapport sur leurs coûts, de les suivre et de les contrôler de manière détaillée.

Cimpl — gestion automatisée des factures et génération facile de rapports

Ce collectif en soins de santé a choisi les services gérés et la fonction de gestion des factures de Cimpl afin d’automatiser la saisie des données de facturation et de générer des rapports et des analyses sur leur utilisation. Cimpl est connecté au portail de l’opérateur et ajoute automatiquement l’information de la facture la plus récente, et ce, pour les 700 comptes.

Chaque mois, les détenteurs d’appareils mobiles reçoivent automatiquement un relevé de leur utilisation par l’entremise de la fonctionnalité Envoi de factures de Cimpl. La réception de ce document permet de les sensibiliser face aux coûts de leur usage téléphonique et au pourcentage d’argent associé, entre autres, au dépassement de la limite de donnée, aux données en itinérance et aux appels interurbains. De plus, un rapport listant les 20 plus grands consommateurs est automatiquement envoyé au service des finances et passé en revue avec eux afin de déterminer des économies potentielles de coûts.

Avantages — coûts d’utilisation réduits et valeur ajoutée supérieure 

Depuis que le personnel est plus conscient de son utilisation, les coûts de téléphonie mobile ont baissé. Quant au service des finances, il peut facilement faire le suivi des coûts. Les analystes peuvent voir si une tendance s’accentue ou non. Par exemple, s’il y a plus d’utilisateurs, à quel point les coûts ont-ils changé, quel est le coût moyen par utilisateur et qui a dépassé cette moyenne ? Cette visibilité permet au département de mieux gérer les surplus et de définir les endroits où des mesures devraient être prises.

De plus, l’organisation de soins de santé a économisé de l’argent en rationalisant ses opérations. Les 10 jours-personnes par mois précédemment consacrés au traitement manuel de factures sont maintenant consacrés à du travail à valeur ajoutée supérieure.

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