L’équipe centrale des télécommunications avait besoin d’informations détaillées afin de réaffecter et de réduire ses coûts. Cimpl lui est venu en aide avec de l’automatisation, de la visibilité et l’identification d’économies.

Le défi

Le gouvernement de cette province canadienne dépensait 1,3 million $ par année pour de la télécommunication filaire, avec plus de 21 000 biens à gérer. Cependant, ce gouvernement avait du mal à comprendre d’où venaient les coûts liés aux télécommunications. Sans ces connaissances, le gouvernement central ne pouvait pas réaffecter des coûts aux départements et aux agences à travers la province et n’était pas en mesure d’encourager la responsabilisation de son personnel. Avec l’objectif d’ajouter des forfaits sans fil à ses services filaires, la situation était en voie de devenir ingérable.

Quand est venu le temps de mettre à jour son vieux système de gestion des télécommunications axé sur les biens, l’administration centrale cherchait une plateforme sécuritaire qui leur donnerait la visibilité sur les coûts et l’utilisation dont elle avait besoin. Où, qui, quoi, et quand étaient les questions auxquelles elle avait besoin des réponses. Avec l’inclusion prochaine des appareils et des services mobiles à son programme, le gouvernement souhaitait également recevoir de l’aide pour gérer le tout.

Cimpl – plateforme unique, solution automatisée

Le gouvernement provincial a choisi Cimpl, parce que cette solution pouvait satisfaire tous ses besoins en une seule plateforme. De plus, les services gérés facilitaient la validation et le suivi efficaces de leurs biens et services de télécommunications. La plateforme Cimpl a donné au gouvernement un point d’accès unique et centralisé pour tous ses fournisseurs de services de télécommunications, favorisant une communication facile avec peu d’intervention manuelle. Le chargement, le traitement et la validation automatiques des factures ont économisé une moyenne de 15 heures par mois, permettant à l’équipe des télécommunications de se concentrer sur la réduction des coûts.

L’équipe a donc décidé de mettre en place un relevé des services reçus et un processus de rétrofacturation. Des tableaux de bord ont mis la répartition des dépenses en lumière, et ce, par centre de coûts, permettant à chaque département et agence de voir ce qui était dépensé et la manière dont c’était dépensé. Chaque équipe avait donc de la visibilité sur les biens, les services et les coûts assignés. Le personnel était également en mesure de comprendre leur utilisation en la comparant à des chiffres repères et des tendances. Avec une telle transparence, les départements et les employés étaient devenus plus conscients de la nécessité de réduire leurs dépenses, et les coûts ont pu être attribués aux personnes concernées.

Avantages – responsabilisation par rapport aux coûts et économies majeures

En offrant de la visibilité aux utilisateurs finaux sur leur utilisation, leur responsabilisation a augmenté et les coûts ont diminué. L’équipe d’experts de Cimpl a également repéré des appareils inutilisés pour lesquels des forfaits étaient encore en place, des écarts de facturation ainsi que des requêtes d’annulation de services qui n’avaient pas été traitées.

Ces améliorations, avec l’automatisation de tâches récurrentes, ont permis à ce gouvernement provincial de réaliser des économies de plus de 161 000 $ en un seul trimestre, près de 50 % de son budget trimestriel.  Au total, le gouvernement a réduit ses dépenses en télécommunications de 72 % en une année.