Avec ses processus manuels et le manque de contrôle sur son environnement de télécommunications, l’entreprise avait de la difficulté à satisfaire la forte hausse de la demande. Upland Cimpl lui a donc fourni une solution experte et rationalisée.

Le défi

Chaque année, lors de la saison des impôts, cette organisation de services met en place des centres fiscaux « pop-up » pour se rapprocher davantage de sa clientèle. Le personnel travaillant dans ses centres temporaires a besoin de services de téléphonie, de télécopie ainsi que d’autres services de télécommunications pour effectuer son travail convenablement. Afin de gérer la charge de travail supplémentaire et les multiples requêtes de changement en télécommunication en préparation à la saison la plus occupée de l’année, la société avait engagé une équipe de télécommunications temporaire pour superviser plus de 5000 services filaires, répartis entre 18 fournisseurs, à travers le pays.

Puisque les processus mis en place pour commander et faire le suivi de biens et de services étaient majoritairement manuels, cette équipe avait de la difficulté à remplir les requêtes à temps. Une fois que la saison des impôts était terminée et que les services étaient devenus superflus, l’entreprise ne pouvait pas déterminer les services à annuler. Elle savait qu’elle payait pour des lignes téléphoniques plus en service, mais ne pouvait pas mesurer l’ampleur du problème avec précision.

Dans un effort d’uniformiser davantage ses processus, l’entreprise a retenu les services d’une équipe de services gérés sur une base continue. Cependant, elle n’a pas obtenu les résultats escomptés et a même dépassé son budget de 25 %. Après plus de recherches, elle a décidé qu’un service de gestion des dépenses en télécommunications (GDT) serait la meilleure solution pour gérer ses activités quotidiennes et saisonnières de télécommunications. Tirant les leçons de son expérience précédente, l’entreprise savait que ce service devait être suffisamment flexible pour s’adapter à son modèle d’affaires inhabituel, et offrir les mêmes services en français pour couvrir tout son marché.

Upland Cimpl – automatisation, personnalisation et expertise bilingue

Les services de Cimpl répondaient aux besoins et ont commencé à occasionner des résultats rapidement. Les experts en télécommunications de Cimpl ont été en mesure de trouver et de déconnecter tous les services inutilisés, ainsi que de générer un rapport sur la manière dont les services utilisés étaient affectés, offrant à l’entreprise une visibilité complète sur ses biens.

De plus, l’équipe a trouvé et résolu des écarts de facturation équivalant à 30 % des dépenses de télécommunications annuelles, et ce, en parcourant 90 factures de la part de 18 fournisseurs. Ce processus a été achevé grâce à un chargement de factures automatisé (56 factures) et un chargement manuel de 34 factures par l’équipe de services gérés.

Pour se plier aux besoins de l’entreprise, Cimpl a mis à jour son produit en y incluant des rapports détaillés sur les coûts de l’exercice financier, une fonctionnalité maintenant accessible à toute la clientèle de Cimpl. Elle a également développé une solution de fichiers personnalisés pour aider la société de services fiscaux à mieux comprendre son environnement de télécommunications.

Avantages – contrôle complet sur les coûts, les biens et les processus

L’équipe des services gérés de Cimpl gère toute la gestion quotidienne des dépenses en télécommunications à l’aide de la plateforme de GDT de Cimpl. Avec une précision de l’inventaire de 100 %, une idée claire de l’emplacement des appareils et un contrôle total des requêtes de changement et du rapprochement des factures, l’entreprise n’a plus besoin d’engager des contractants pour sa période occupée. Elle peut aussi convenablement évaluer ses besoins en télécommunications.

Avant d’externaliser le travail chez Cimpl, les dépenses en télécommunications de l’entreprise étaient de 3 millions de dollars par année. Grâce à l’automatisation des requêtes de changement, à la gestion des contestations, aux rapports automatisés et aux recommandations de nos experts, la société a été en mesure de réduire ses dépenses de 80 % et de gagner 900 heures par année. Avec l’équipe de Cimpl demeurant maîtresse de la situation, des économies supplémentaires sont réalisées sur une base continue.